Nutze Dein Adressbuch wie ein Profi

Große Institutionen führen meist zentrale Adressverzeichnisse. Im Beitrag steht, wie man sie im Alltag geschickt nutzt.

Die Adressverzeichnisse großer Institutionen, z. B. Universitäten, können in der Regel über eine öffentlich zugängliche Webseite abgefragt werden. Für
Angehörige dieser Institutionen kann es aber sehr komfortabel sein, das Adressbuch des eigenen E-Mail-Programms, z. B. Thunderbird, Apple Mail oder Outlook, so zu konfigurieren, dass es automatisch auf das passende zentrale Verzeichnis zugreifen kann.

Das hat mehrere Vorteile:

  1. Man muss die Kontaktdaten von Kolleginnen und Kollegen nicht mehr
    manuell nachschlagen.
  2. Man hat immer automatisch Zugriff auf die aktuellste Version der Daten.
  3. Wenn man Einträge in sein lokales Adressbuch übernehmen möchte,
    kann man dies durch einfaches Drag & Drop tun. So entfällt fehleranfälliges Abtippen oder umständliches Kopieren – Einfügen der einzelnen Felder (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.).
  4. Alle Empfänger von E-Mails werden mit – korrekt geschriebenem! – vollem Namen angezeigt, nicht nur mit ihrer E-Mail-Adresse.
  5. Falls diese Funktion unterstützt wird, hat man direkten Zugriff auf Zertifikate, die man für S/MIME-verschlüsselte E-Mails nutzen kann (am Beispiel der HU Berlin hier gut erklärt).

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