Dieses Blatt Papier kann Dich um 50 Prozent produktiver machen

Wissensarbeiter verbringen viel Zeit mit organisatorischen Aufgaben. Dies geht oft auf Kosten wirklich produktiver Tätigkeiten. Mit einem Blatt Papier lässt sich das Problem entschärfen.

Der Google-Manager Jeremiah Dillon hat kürzlich in einer Rundmail, die sich
viral verbreitete, die Unterscheidung zwischen „management time“ und „make time“ empfohlen (erfahre mehr).

Die Idee, jeden Tag Zeit für wirklich produktive Tätigkeiten freizuhalten, war
mir nicht neu. Wie man sie konsequent im Alltag umsetzt hatte ich bis dahin
aber noch nicht herausgefunden.

Dillons E-Mail brachte mich auf die Idee für eine kleine Veränderung der
To-do-Liste, mit der ich meine täglichen Aufgaben plane. Sie sieht jetzt so aus: Weiterlesen

9 aus 43: Jenseits von Evernote (4/4)

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In diesem abschließenden Beitrag geht es darum, wie aus der Kombination gewöhnlicher Rechner-Bordmittel mit einem Textverarbeitungsprogramm eine leistungsfähige Notiz- und Aufgabenverwaltung wird.

In dieser vierteiligen Serie geht es um das Problem, dass viele Wissensarbeiter eine Cloud-basierte Notiz- und Aufgabenverwaltung nutzen möchten (Teil 1/4). Eine Synchronisation ihrer oft vertraulichen Daten über einen Server in den USA kommt für sie aus Datenschutzgründen aber nicht in Frage. Genau dies lässt sich aber bei den – zumindest aus meiner Sicht – besten Notizprogrammen auf dem Markt, Evernote und OneNote, nicht vermeiden.

Ich stelle in dieser Serie daher einen Ansatz vor, der diese Lücke schließt. Hierfür, so mein Vorschlag, richtet man zuerst einen Cloud-Dienst auf der Basis der offenen Cloud-Software ownCloud ein (Teil 2/4). Dann sollte man dafür sorgen, dass die Daten, die man auf diese Weise in die Cloud überträgt, vor dem Verlassen des jeweiligen Endgerätes stark verschlüsselt werden. Sie sollten also selbst dann nicht gelesen werden können, wenn sie durch einen Angriff auf den Cloud-Speicher in die falschen Hände geraten. Dieses Prinzip heißt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wie es für verschiedene Cloud-Dienste mit Hilfe von Boxcryptor umgesetzt werden kann, wird in Teil 3/4 beschrieben.

Im diesem vierten und letzten Teil der Serie geht es nun um die eigentliche Notiz- und Aufgabenverwaltung. Sie basiert auf Weiterlesen

9 aus 43: Jenseits von Evernote (3/4)

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Wie lassen sich Cloud-Anwendungen nutzen, ohne dass man beim Datenschutz Abstriche machen muss? In diesem Teil der Serie (3/4) wird beschrieben, wie man mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auch in der Cloud für hohe Datensicherheit sorgt.

In Beitrag 2/4 wurde beschrieben, wie man mit Hilfe von ownCloud und OwnCube einen Cloud-Speicher einrichtet (erfahre mehr). Da bei OwnCube der Serverstandort selbst gewählt werden kann, kann man sich ein Land mit strengen Datenschutzgesetzen aussuchen und so den Schutz für die eigenen Daten deutlich erhöhen.

Dennoch liegen die Daten auch bei OwnCube unverschlüsselt auf den Servern. Das ist in mehrerlei Hinsicht nicht ganz unbedenklich:

  1. Der Speicher-Anbieter bzw. seine Mitarbeiter könnten sich Zugang zu den Daten verschaffen oder dazu gezwungen werden, ihn Dritten zu ermöglichen.
  2. Das selbst gewählte Passwort könnte gehackt werden.
  3. Angreifer könnten nicht nur einzelne Konten, sondern den ganzen Cloud-Server ins Visier nehmen.

In diesen und anderen Szenarien wären die eigenen Daten potenziell von Dritten einsehbar.

Hier kommt Boxcryptor ins Spiel, eine in Augsburg entwickelte Software. Boxcryptor sorgt dafür, Weiterlesen

9 aus 43: Jenseits von Evernote (2/4)

Bull Elephant in front of Mt. Kilimanjaro in Amboseli National Park, Kenya, East Africa

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In Teil 2 der Serie zur Aufgaben- und Notizverwaltung geht es darum, wie man ganz ohne technische Spezialkenntnisse die Cloud-Software ownCloud nutzen kann. Sie ist in Sachen Datenschutz vielen anderen Angeboten vorzuziehen.

Gängige Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive und iCloud haben viele Vorteile. Der größte dürfte sein, dass sie so ausgesprochen einfach zu konfigurieren sind. Das liegt vor allem daran, dass die Client-Software und der Speicherplatz in der Cloud aus einer Hand kommen. Ein Nachteil dieser und anderer Dienste ist allerdings, dass die Daten auf Server geladen werden, die sich der Kontrolle der Nutzer vollständig entziehen. Zwar geloben alle Anbieter, höchste Datenschutzstandards einzuhalten. Wie wenig solche Versprechungen in vielen Fällen wert sind, kann man aber bedauerlicherweise fast täglich in der Zeitung lesen (lies hier weiter).

Klar ist, dass sich gewöhnliche Nutzer um das Grundrecht der informationellen Selbstbestimmung in der aktuellen politischen und technologischen Großwetterlage leider weitgehend selbst kümmern müssen. Wer dennoch nicht auf die Vorteile Cloud-basierter Datensynchronisation verzichten möchte, Weiterlesen

9 aus 43: Jenseits von Evernote (1/4)

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Das Angebot an Software, mit der sich Notizen und Aufgaben verwalten lassen, hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Alle gängigen Cloud-basierten Angebote übertragen die Daten dabei aber auf Server, die nicht von den Nutzern selbst kontrolliert werden. In einer vierteiligen Serie wird eine Idee für eine Notiz- und Aufgabenverwaltung vorgestellt, die sich auf mehreren Geräten synchron halten lässt, ohne dass man dafür beim Datenschutz Kompromisse eingehen müsste.

In „9 aus 43 – Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote“ (lies hier weiter), dem bisher mit Abstand am häufigsten aufgerufenen Beitrag dieses Blogs, geht es darum, wie sich in Anlehnung an David Allens GTD-Methode Notizen und Aufgaben verwalten lassen. Für die Umsetzung des Ansatzes habe ich Evernote empfohlen, das neben der grundlegenden Notizverwaltung auch viele andere Features bietet. Als Alternative zu Evernote steht neuerdings auch für den Mac das Programm OneNote aus dem Hause Microsoft zur Verfügung. Nutzerberichten zufolge ist die Version für OS X inzwischen ebenfalls sehr brauchbar.

So ausgereift und hilfreich diese Programme auch sein mögen – in beiden Fällen ist man darauf angewiesen, Weiterlesen