Warum jeder Arbeitstag mit einer neuen To-do-Liste enden sollte

In diesem Beitrag geht es um die Frage, warum Wissensarbeiter ihre To-do-Listen nicht am Anfang, sondern am Ende des Tages schreiben sollten.

Geschätzte Lesezeit für diesen Artikel: 3 Minuten

Muss nur noch kurz die Welt retten / danach fliege ich zu dir.
Noch 148 Mails checken / wer weiß was mir dann noch passiert, denn es passiert so viel.
(Tim Bendzko)

Viele Wissensarbeiter beginnen ihren Arbeitstag mit dem Abrufen ihrer E-Mails. In manchen Berufen, in denen man jederzeit schnell auf wichtige E-Mails reagieren muss, mag das sinnvoll sein. Bei vielen Tätigkeiten ist es aber gar nicht nötig, immer sofort auf das zu reagieren, was Andere von einem verlangen. Tun wir es doch, verbringen wir freiwillig die potentiell produktivste Zeit des Tages mit einer reaktiven Tätigkeit: dem Bearbeiten von E-Mails. Weiterlesen

Eine Lowtech-Lösung für Termine und Aufgaben

Im Beitrag geht es darum, wie man Termine, Aufgaben und Notizen souverän verwaltet – ganz ohne digitale Hilfsmittel.

Lesezeit für diesen Artikel: 4 Minuten; Zeitbedarf für die Umsetzung: einmalig 30-60 Minuten; Vorteile: besseres Zeitmanagement, größere Zuverlässigkeit, häufigeres Erreichen von Zielen, Stressvermeidung

Wie kann man alle Termine, Aufgaben und Notizen im Blick behalten? Wie kann man auf der Welle der täglichen Verpflichtungen reiten, anstatt in ihr unterzugehen? Über digitale Lösungen für dieses Problem habe ich auf diesen Seiten schon mehrfach geschrieben, zum Beispiel hier und hier. Manchmal bekomme ich aber die Rückmeldung, dass jemand lieber ganz klassisch mit Stift und Papier arbeiten möchte. Er oder sie muss dann zwar im Vergleich zur digitalen Version ein paar Abstriche machen, zum Beispiel wenn es um automatische Backups geht: Das ist in der analogen Welt nach wie vor schwierig. Von kleineren Nachteilen wie diesem abgesehen kann aber auch analoges Zeitmanagement sehr gut funktionieren. Und es hat eben den Vorteil, in einem durch und durch digitalisierten Alltag wunderbar lowtech und haptisch zu sein. Weiterlesen

E-Mails, Termine und Aufgaben souverän verwalten mit Thunderbird (2/2)

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Thunderbird ist nicht nur ein beliebtes E-Mail-Programm. Mit der Erweiterung „Lightning“ lassen sich mit ihm auch Termine und Aufgaben verwalten und mit dem Smartphone synchronisieren. Im Beitrag wird erklärt, wie das geht (Teil 2/2).

Geschätzte Lesezeit für diesen Artikel: 4 Minuten

Im ersten Teil (erfahre mehr) wurde erklärt, wie man die Erweiterung Lightning für Thunderbird installiert (Schritt 1) und wie man einen Lightning-Netzwerkkalender über das Protokoll CalDAV mit einem Server synchronisiert (Schritt 2). In den folgenden Abschnitten geht es um die Synchronisierung des Netzwerkkalenders mit einem Smartphone. Weiterlesen

E-Mails, Termine und Aufgaben souverän verwalten mit Thunderbird (1/2)

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Thunderbird ist nicht nur ein beliebtes E-Mail-Programm. Mit der Erweiterung „Lightning“ lassen sich mit ihm auch Termine und Aufgaben verwalten und mit dem Smartphone synchronisieren. Im Beitrag wird erklärt, wie das geht (Teil 1/2).

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Für viele Wissensarbeiter ist Thunderbird seit Jahren ein treuer Begleiter. Das Programm ist sicher, stabil, quelloffen und für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Mac und Linux) verfügbar. Von Haus aus unterstützt es die E-Mail-Verschlüsselung nach dem S/MIME-Standard, mit der Erweiterung (= Add-on) Enigmail auch PGP.

Eine weitere interessante Erweiterung ist Lightning. Sie macht Thunderbird zu einer leistungsfähigen Kalender- und Aufgabenzentrale. Meistens möchte man Termine und Aufgaben, die man bequem am Rechner digital notiert hat, aber auch auf das Smartphone synchronisieren. So hat man nicht nur immer alle Informationen griffbereit, sondern man kann sich auch Erinnerungen anzeigen lassen kann und dafür sorgen, dass man keinen Termin und keine Aufgabe mehr vergisst. Weiterlesen

Dieses Blatt Papier kann Dich um 50 Prozent produktiver machen

Wissensarbeiter verbringen viel Zeit mit organisatorischen Aufgaben. Dies geht oft auf Kosten wirklich produktiver Tätigkeiten. Mit einem Blatt Papier lässt sich das Problem entschärfen.

Der Google-Manager Jeremiah Dillon hat kürzlich in einer Rundmail, die sich
viral verbreitete, die Unterscheidung zwischen „management time“ und „make time“ empfohlen (erfahre mehr).

Die Idee, jeden Tag Zeit für wirklich produktive Tätigkeiten freizuhalten, war
mir nicht neu. Wie man sie konsequent im Alltag umsetzt hatte ich bis dahin
aber noch nicht herausgefunden.

Dillons E-Mail brachte mich auf die Idee für eine kleine Veränderung der
To-do-Liste, mit der ich meine täglichen Aufgaben plane. Sie sieht jetzt so aus: Weiterlesen