Wie man eine PDF-Datei handschriftlich bearbeiten kann

PDF-Dateien lassen sich auf einem iPad sehr komfortabel mit einem digitalen Stift bearbeiten. Im Beitrag wird beschrieben, wie das geht.

Geschätzte Lesezeit für diesen Artikel: 5 Minuten

PDF-Dateien sind im Wissenschafts- und Literaturbetrieb extrem verbreitet. Einerseits erscheinen viele Online-Publikationen als PDFs, meistens im DIN A4-Format. Andererseits werden immer häufiger Seminar- und Abschlussarbeiten als PDFs eingereicht, in aller Regel ebenfalls im DIN A4-Format – entweder zusätzlich zu einer ausgedruckten Version oder ausschließlich digital.

Lesen lassen sich diese Dokumente an einem Computerbildschirm sehr gut. Man kann sie auch auf ein Tablet übertragen, dort lesen, und die Sache ist erledigt. Oft will man sie aber auch markieren, kommentieren oder korrigieren, am besten handschriftlich. Dafür bietet sich ein Tablet mit Stift an. Natürlich möchte man diese Eintragungen speichern und auf andere Geräte übertragen, um sie beispielsweise auf einem Laptop noch einmal aufzurufen, sie von dort aus auf einer externen Festplatte langfristig zu archivieren etc.

Wir haben also folgende Probleme, die erst einmal trivial klingen, sich im Detail aber als nicht trivial herausstellen:

  1. Wie kann man PDFs zwischen Desktop/Laptop und Tablet in beide Richtungen synchronisieren?
  2. Wie kann man die PDFs auf dem Tablet ohne Zusatzkosten bearbeiten?
  3. Wie kann man handschriftliche Markierungen oder Notizen in die PDFs eintragen?
  4. Wie kann man in den PDFs mit dem Stift schreiben und mit den Fingern blättern, ohne dass die aufgesetzte Hand schreibt oder blättert?

In den folgenden Abschnitten möchte ich Euch die Lösung schildern, die ich mir für die Arbeit in einer Mac-Umgebung zurechtgelegt habe. Ich setze dabei folgende Hardware ein:

  • ein MacBook Air 2018
  • ein iPad Air 3
  • einen iPencil 1

Die iCloud-Synchronisationssoftware ist auch für Windows verfügbar (erfahre mehr). Ihr braucht also nicht unbedingt einen Mac. Ob sich das hier beschriebene Verfahren dagegen auch auf einem Android-Tablet mit passendem Stift umsetzen lässt, habe ich nicht getestet. Auch mit Microsoft-Surface-Computern habe ich keine Erfahrung. Falls Ihr Euch mit dem handschriftlichen Bearbeiten von PDFs auf solchen Geräten auskennt, freue ich mich über Eure Kommentare.

Zu den einzelnen Fragen:

1. Wie kann man PDFs zwischen Desktop/Laptop und Tablet in beide Richtungen synchronisieren?

Die Synchronisation von Dateien zwischen Laptop-/Desktop-Rechnern und Tablets ist weiterhin ein leidiges Thema (vgl. z. B. hier). Das gilt besonders, wenn man auf Dienste wie Google Drive oder iCloud möglichst verzichten möchte, weil man Open-Source-Software wie Seafile oder Nextcloud bevorzugt. Um es kurz zu machen: Die automatische vollständige Synchronisation aller Ordner und Dateien in einem ausgewählten Ordner ist weiterhin nicht möglich. Das, was zwischen Desktop-Rechnern seit Jahren selbstverständlich ist, wird den Nutzern auf Tablets weiterhin vorenthalten. Die Einschränkung gilt für Seafile und für Nextcloud, und sie gilt für Android- und iOS-Geräte.

Die Einschränkung verhindert nicht nur effektiv die nahtlose Synchronisation von Dateien über verschiedene Plattformen hinweg (also z. B. mit Nextcloud zwischen einem MacBook und einem Android-Tablet). Sie gilt sogar für die iCloud, also innerhalb des Mac-Ökosystems: Auf dem iPad werden nur Dateien bis 1 MB automatisch heruntergeladen, Dateien über 1 MB dagegen erst, wenn man sie einmal öffnet. Das ist kein Problem, wenn man an einem Ort mit permanentem Internetzugang arbeitet. Es ist aber ärgerlich, wenn man oft unterwegs ist und manchmal auch ohne Internetverbindung auskommen muss.

Von dieser Einschränkung abgesehen funktioniert die Synchronisation zwischen Apple-Geräten über die iCloud inzwischen sehr gut. Für die oben geschilderte Problemstellung ist der Weg über die iCloud meiner Einschätzung nach aktuell sogar der einzig praktikable Weg. Mit anderer Software, wie z. B. Nextcloud, kann man zwar leicht beliebige Dateien auf das iPad übertragen. Sie können dort aber nicht an Ort und Stelle bearbeitet werden, z. B. innerhalb des Nextcloud-Ordners, sondern müssen dafür erst an einen anderen Ort kopiert werden. Dann befinden sie sich natürlich nicht mehr im Synchronisationsverzeichnis.

Um iCloud zu nutzen, muss man zuerst auf beiden beteiligten Geräten in den Einstellungen iCloud aktivieren. Dann kopiert man die Dateien, die man bearbeiten möchte, auf dem Laptop in den iCloud-Ordner. Sie sind dann automatisch auch auf dem iPad zu sehen. Nicht vergessen: Dateien, die größer als 1 MB sind, müssen auf dem iPad einmalig angetippt und heruntergeladen werden, um offline verfügbar zu sein.

2. Wie kann man die PDFs auf dem Tablet ohne Zusatzkosten bearbeiten?

Bei der Online-Recherche nach PDF-Editoren für das iPad stößt man auf viele kostenpflichtige Angebote. Lasst Euch nicht von Webseiten täuschen, die Euch mit dem Begriff „kostenlos“ ködern. Meistens ist nur der erste Download der App kostenlos, aber selbst Grundfunktionen wie Textmarkierungen und Notizen kann man nur über in-App-Käufe freischalten. Die beiden tatsächlich kostenlosen Apps, die ich getestet habe, sind der „Adobe Acrobat Reader für PDF“ sowie der „PDF Reader & Annotator by Xodo“. Der Acrobat Reader arbeitet mit einer eigenen Auswahl an Stiften, Xodo nutzt dagegen das iOS-weit verfügbare „PencilKit“. Ich nutze vor allem aus diesem Grund Xodo.

Die Dateien, die man bearbeiten möchte, findet man leicht im iCloud-Bereich der iOS Dateien-App. Das ist aber hier der falsche Weg, denn die Option „Öffnen mit“ (also z. B. „Öffnen mit Xodo“) steht in iOS (noch) nicht zur Verfügung. Um eine PDF-Datei mit Xodo zu bearbeiten, muss man daher zuerst die App starten, dann unter „Speicherorte“ am linken Rand „iCloud Drive“ auswählen und schließlich die gewünschte Datei finden und anklicken. Jetzt lässt sie sich bearbeiten.

3. Wie kann man handschriftliche Markierungen oder Notizen in die PDFs eintragen?

Für die handschriftliche Bearbeitung der PDF-Dateien braucht man ein passendes Werkzeug, hier z. B. den iPencil 1. Für ihn kann man in Xodo eine passende Einstellung aussuchen. Hierfür klickt man einfach am oberen rechten Bildrand das Xodo-Stiftsymbol an, dann etwas links von der Mitte das iOS-weite Stiftsymbol. Jetzt erscheint die iOS-Stiftauswahl. Hier legt man nun Stiftart, Deckung und Farbe fest. Am Ende muss man nur noch die getroffene Auswahl oben rechts mit „Sichern“ speichern und die Einstellungen mit X verlassen.

Die mit Xodo in die PDF-Datei eingetragenen Änderungen werden beim Schließen des Dokuments automatisch im lokalen iCloud-Verzeichnis gespeichert und von dort auf alle synchronisierten Geräte übertragen, sobald das Gerät online ist.

4. Wie kann man in den PDFs mit dem Stift schreiben und mit den Fingern blättern, ohne dass die aufgesetzte Hand schreibt oder blättert?

Die zum Schreiben aufgesetzte Hand wird von iOS ziemlich zuverlässig ignoriert, genau so, wie man es haben möchte. Bei der Arbeit mit Xodo ist aber noch ein wichtiger Punkt zu beachten: Um abwechselnd mit dem Finger blättern und mit dem Stift schreiben zu können, muss man in den App-Einstellungen die Option „Continuous Annotation Edit“ deaktivieren. Andernfalls wird auch der Finger als Stift interpretiert, sobald man den iPencil im Dokument einmal verwendet hat. Statt zu blättern, macht man dann auch mit dem Finger Striche im Dokument.

 

Dokumente im A4-Format mit Text in Schriftgröße 11 oder 12 könnt Ihr auf einem 10,5-Zoll-iPad bequem lesen, wenn Ihr das Gerät quer legt. Das Dokument solltet Ihr in diesem Fall so groß ziehen, dass die A4-Seitenbreite genau der Breite des Displays entspricht. Seine Höhe entspricht bei diesem Zoomfaktor etwa einer halben A4-Seite. Der Text wird auf diese Weise etwa in Originalgröße angezeigt und ist sehr gut lesbar. Jetzt könnt Ihr kontinuierlich um ca. eine halbe Seite weiterblättern. Der beste Lesefluss ergibt sich, wenn Ihr in den „Viewing Modes“ den Modus „Continuous“ auswählt (zu finden über das Seitensymbol in Xodo).

Im Vergleich zur Arbeit mit einem gedruckten Text ergibt sich noch ein weiterer sehr nützlicher Vorteil. In einem digitalen Dokument müsst Ihr Eure Kommentare nicht mehr in Mikroschrift an den Rand quetschen, sondern Ihr könnt jederzeit einen ausgewählten Randbereich stark vergrößern und Euren Kommentar dort in normaler Schriftgröße eintragen.

Noch ein wichtiges Detail zum Schluss: Manche PDF-Dateien sind schreibgeschützt. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Ihr sie auf CD-Rom oder DVD bekommen habt. Ihr solltet daher im Zweifelsfall immer kurz testen, ob Änderungen auf dem iPad tatsächlich gespeichert werden. Falls nicht, macht Ihr einfach auf dem iPad eine Kopie der Datei (in der iOS Dateien-App lange auf die Datei tippen, dann im Kontextmenü „Duplizieren“ auswählen). Der Schreibschutz müsste dann in der Kopie aufgehoben sein.

Wie trägst Du auf einem Tablet handschriftliche Notizen in PDFs ein? Hinterlass einen Kommentar!

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Wie man eine PDF-Datei handschriftlich bearbeiten kann by Jochen Plikat is licensed under a CC BY-NC-ND 4.0 license
Bildnachweis: Technologie Ipad Mobil by LUM3N is licensed under the Pixabay License

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