Aufgaben souverän verwalten mit Standard Notes

In diesem Beitrag wird beschrieben, wie man die App Standard Notes als zuverlässige persönliche Aufgabenverwaltung einsetzen kann.

Geschätzte Lesezeit für diesen Artikel: 4 Minuten

Im letzten Beitrag habe ich die Vorteile der Notiz-App Standard Notes beschrieben (erfahre mehr). Darunter sind folgende die wichtigsten:

  • Verfügbarkeit für alle relevanten Betriebssysteme (Windows, Mac und Linux sowie Android und iOS)
  • automatische Synchronisierung über alle konfigurierten Geräte
  • integrierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Nicht nur bei Notiz-Apps ist es eine Seltenheit, dass das dritte Kriterium erfüllt wird. Auch bei gängigen Anwendungen zur Aufgabenverwaltung werden die Daten in der Regel unverschlüsselt auf den Synchronisationsservern des jeweiligen Anbieters gespeichert. Es bietet sich daher an, Standard Notes auch für die Aufgabenverwaltung zu verwenden. Schließlich sind genau wie allgemeine Notizen auch persönliche To-Do-Listen sensible personenbezogene Daten, die niemand außer dem Nutzer selbst lesen können sollte.

Für die Aufgabenverwaltung legen wir in der Desktop-App von Standard Notes zunächst einen neuen tag an, beispielsweise #Aufgaben (+-Symbol oben links anklicken). Dieser erscheint ab diesem Zeitpunkt in der tag-Übersicht am linken Bildrand der Desktop-App. In der Mobil-App kann die tag-Übersicht mit dem Sandwich-Symbol oben links aufgeklappt werden. Wenn wir jetzt den neuen tag #Aufgaben anklicken und anschließend über das zweite +-Symbol eine neue Notiz anlegen, wird diese automatisch mit dem tag #Aufgaben markiert. Der Vorteil solcher tags ist, dass wir sie später als Filter einsetzen können, beispielsweise um aus allen Notizen nur die Aufgaben anzeigen zu lassen.

Jetzt können wir unsere ersten Aufgaben eingeben, und zwar jede von ihnen als neue Notiz mit einer passenden Überschrift, z. B.:

  • Milch kaufen
  • Zahnarzt anrufen
  • Geschenk für Oma besorgen
  • Bahnfahrt nach München buchen

Nun stehen wir aber vor dem Problem, dass viele Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben. Da es bei Standard Notes jedoch – im Gegensatz etwa zur Aufgabenverwaltung der Thunderbird-Erweiterung Lightning (erfahre mehr) – nicht die Möglichkeit gibt, einer Notiz bzw. Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen, müssen wir uns mit einem einfachen Trick behelfen. Hierzu fügen wir in den Titel jeder Aufgabe zu Beginn das Fälligkeitsdatum im Format yyyy-mm-dd ein, also z. B. 2017-10-15. Das kann man entweder manuell tun, oder man kann ein Programm installieren, das bei einer bestimmten, selbst zu definierenden Tastenkombination das aktuelle Datum einfügt. Ich nutze unter Linux das Programm AutoKey, für Windows und Mac sind entsprechende Programme leicht zu finden (Suchbegriff: „Alternatives to AutoKey“). Das automatisch eingefügte aktuelle Datum ändert man dann für jede Aufgabe einfach in das gewünschte Fälligkeitsdatum. Oft sind davon nur die letzten beiden Ziffern betroffen, so dass diese Art der Eingabe spürbar schneller ist als die manuelle.

Die Liste der Notizen, die Aufgaben sind, sieht dann beispielsweise so aus:

  • 2017-11-02 Milch kaufen
  • 2017-10-13 Zahnarzt anrufen
  • 2017-10-15 Geschenk für Oma besorgen
  • 2017-10-14 Bahnfahrt nach München buchen

Die Aufgaben lassen sich in der Desktop-App jetzt leicht über die Sortierfunktion (Sort – by title) in eine alphabetische bzw., da es sich um Zahlen handelt, numerische Reihenfolge bringen. Das hier vorgeschlagene Format für die Datumsangaben führt dazu, dass die Aufgaben auf diese Weise chronologisch sortiert werden:

  • 2017-10-13 Zahnarzt anrufen
  • 2017-10-14 Bahnfahrt nach München buchen
  • 2017-10-15 Geschenk für Oma besorgen
  • 2017-11-02 Milch kaufen

So kann man leicht sehen, wie viele und welche Aufgaben an einem bestimmten Tag zu erledigen sind.

Die insgesamt einfacher gehaltene Smartphone-App bietet diese Sortiermöglichkeit aktuell noch nicht. Man kann seine Notizen aber dennoch leicht nach den Aufgaben für einen bestimmten Tag filtern, indem man das Datum dieses Tages in die Suchfunktion eintippt (z. B. 10-13, um nur die Aufgaben für den 13. Oktober zu sehen).

Einmalige Aufgaben kann man löschen, sobald sie erledigt sind. Wiederkehrende Aufgaben, z. B. alle 6 Monate einen Zahnarzttermin zu vereinbaren, kann man leicht auf das nächste Fälligkeitsdatum  verschieben. Im hier genannten Beispiel müsste man nur 2017-10-13 in 2018-04-13 ändern. Die Aufgabe rutscht dann sofort auf den entsprechenden Platz weiter unten in der chronologischen Liste.

Denkbar ist auch, das System zu verfeinern, beispielsweise indem man verschiedene tags für berufliche und private Aufgaben definiert oder indem man Aufgaben zu einem bestimmten Projekt mit einem eigenen tag versieht. Dabei sollte man aber das eigentliche Ziel der Übung nicht aus den Augen verlieren. Dieses Ziel lautet, alle Aufgaben im Blick zu behalten und fristgerecht zu erledigen – nicht, sie in ein möglichst ausgeklügeltes System einzupflegen.

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Aufgaben souverän verwalten mit Standard Notes by Jochen Plikat is licensed under a CC BY-NC-ND 4.0 license
Bildnachweis: Hand To Do-liste by bohed is licensed under the Creative Commons CC0 license.

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