Briefkasten übergelaufen?

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Kommen Dir die E-Mails in Deinem Posteingang wie eine Flutwelle vor? Lies weiter, es gibt Hoffnung.

Lesezeit für diesen Artikel: 5 Minuten; Zeitbedarf für die Umsetzung der Tipps: einmalig 30–60 Minuten
Mittel- und langfristige Vorteile: Zeitgewinn: > 1 Stunde/Woche; Verbesserungen in den Bereichen Kommunikation, Zuverlässigkeit und Kontrolle

Die E-Mail wurde schon oft totgesagt. Trotzdem erfreut sie sich ungebrochener Beliebtheit. Das könnte daran liegen, dass bislang einfach kein vergleichbares Format gefunden wurde, das die Vorteile der E-Mail auf sich vereinen würde. Aus meiner Sicht sind das vor allem zwei:

E-Mails…

  1. …werden über eine offene digitale Infrastruktur verschickt. Daher spielt es keine Rolle, auf welchem Server oder bei welchem Anbieter man seine Adresse eingerichtet hat. Man kann von jedem E-Mail-Konto dieser Welt aus an jedes andere E-Mail-Konto eine Nachricht schicken.
  2. …basieren auf dem Prinzip der asynchronen Kommunikation. Daher wird in aller Regel nicht erwartet, dass man als Empfänger sofort auf eine E-Mail reagiert. Das ist ein entscheidender Vorteil der E-Mail im Vergleich zu Messaging-Diensten wie WhatsApp: Bei ihnen ist der Kommunikationsdruck deutlich höher.

Die umfassende Verbreitung von E-Mails hat allerdings dazu geführt, dass wir Tag für Tag viel zu viele von ihnen bekommen. Darunter befinden sich bekanntlich auch Massen an unerwünschten E-Mails wie Spam, Phishing-Mails oder Werbe-Newsletter. Aber es können eben jederzeit auch wichtige persönliche oder berufliche E-Mails in unserem Posteingang landen.

Für die effiziente Bearbeitung von E-Mails braucht man daher ein paar einfache Regeln, mit denen man schnell und routiniert die Spreu vom Weizen trennen kann. Ich selbst arbeite seit einigen Jahren mit einem System, das sich ziemlich gut bewährt hat. Es lässt sich bestens für die tägliche Durchsicht der E-Mails verwenden. Man kann es aber auch einsetzen, um einen übergelaufenen Posteingang nach und nach trockenzulegen.

  1. Falls noch nicht geschehen, empfehle ich den Umstieg auf einen Desktop-Mail-Client wie Mozilla Thunderbird, Apple Mail oder Microsoft Outlook. Mein Favorit ist Thunderbird. Dabei handelt es sich um sehr ausgereifte Open-Source-Software, die für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar ist. Bei der (meist automatischen) Konfiguration sollte man unbedingt das IMAP-Protokoll auswählen (nicht POP). Das folgende System für den Umgang mit E-Mails lässt sich aber auch mit einem Webmailer (gmail, gmx, etc.) umsetzen, wenn man also über einen Browser auf seine E-Mails zugreift. Die Bearbeitung (v. a. das Hin- und Herschieben von Nachrichten zwischen Ordnern) geht aber mit einem Desktop-Client deutlich flüssiger von der Hand.
  2. Die wichtigste Regel lautet: Der Posteingang ist nicht der richtige Ort für die stetig wachsende Liste von E-Mails, die man über kurz oder lang mal lesen und evtl. beantworten sollte. Setze Dir das Ziel, den Posteingang einmal täglich komplett zu leeren (Inbox Zero).
  3. Falls Du planst, die E-Mail-Flut mit einem ausgeklügelten System von Ordnern, tags oder Flaggen unter Kontrolle zu bekommen: Vergiss es. Du wirst mehr Zeit damit verwenden, das System zu pflegen, als tatsächlich E-Mails zu bearbeiten.
  4. Die Standardordner Posteingang, Archiv, Spam/Junk und Papierkorb sind in der Regel schon vorhanden oder werden vom Client automatisch angelegt (z. B. der Archivordner, wenn man mit Thunderbird zum ersten Mal eine E-Mail archiviert). Lege Dir je nach Deinen Bedürfnissen ein paar wenige zusätzliche Ordner an. Ich selbst arbeite beispielsweise mit nur drei weiteren Ordnern: bearbeiten (beruflich), bearbeiten (privat) und lesen.

Bearbeite Deine E-Mails ab jetzt immer in zwei voneinander getrennten Arbeitsschritten:

1. Sortieren: In diesem Schritt solltest Du die E-Mails aus dem Posteingang zügig auf die verschiedenen Ordner verteilen:

  • als Spam klassifizieren (Thunderbird hat einen lernfähigen Spam-Filter, der unerwünschte E-Mails im Laufe der Zeit immer zuverlässiger aussortiert)
  • löschen
  • archivieren
  • in einen der Ordner verschieben, um sie später zu lesen und/oder zu beantworten

Die ersten drei Befehle lassen sich in Thunderbird übrigens ganz einfach über die Tastatur ausführen: „j“ (Junk = Spam), „Entf“/“Del“ (löschen) und „a“ (archivieren). Verschieben kannst Du E-Mails ganz einfach mit der Maus über „Drag & Drop“ (ziehen und ablegen).

2. Bearbeiten: Gehe jetzt nach Ordnern vor. Beantworte (oder, allgemeiner gesprochen, bearbeite) möglichst zügig eine E-Mail nach der anderen, tendenziell zuerst die älteren, dann die neueren. Wichtig ist, dass Du bearbeitete E-Mails sofort archivierst. Sie haben in den Ordnern, in denen die noch zu bearbeitenden E-Mails liegen, nichts mehr zu suchen.

3. Altlasten entsorgen: Falls sich im Posteingang schon mehrere hundert oder sogar mehrere tausend E-Mails angesammelt haben, machst Du am besten erst einmal einen sauberen Schnitt. Lege hierfür zunächst einen weiteren Ordner an (z. B. Altlasten) und verschiebe alle E-Mails aus dem Posteingang in ihn. Wende ab jetzt das oben beschriebene System täglich auf alle neuen E-Mails im Posteingang an. Trage zusätzlich jeden Tag 20, 50 oder 100 E-Mails aus dem Altlasten-Ordner ab, wiederum nach dem einfachen System Spam, löschen, archivieren, verschieben. Wahrscheinlich bleiben am Ende nur ein paar Dutzend E-Mails übrig, die Du in Ruhe lesen und evtl. auch beantworten musst.

Ungefähr einmal pro Woche solltest Du auch den Spam- bzw. Junk-Ordner durchsehen. Dort wirst Du die meisten E-Mails zwar sofort löschen können. Aber manchmal landen E-Mails eben auch fälschlicherweise in diesem Ordner – es ist gut, sie wenigstens mit ein paar Tagen Verspätung zu finden. Ihre Zahl nimmt aber nach und nach ab, wenn Du den Spam-Filter eine Weile „trainiert“ hast. Du kannst Thunderbird außerdem so einstellen, dass E-Mails von Deinen Kontakten nie im Spam-Ordner landen – so ist die Fehlerquote von Anfang an gering.

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Posteingang übergelaufen? by Jochen Plikat is licensed under CC BY-NC-ND 4.0.
Bildnachweis: Notitle by user 733215 is licensed under CC0 Public Domain.

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