Nutze Dein Adressbuch wie ein Profi

Große Institutionen führen meist zentrale Adressverzeichnisse. Im Beitrag steht, wie man sie im Alltag geschickt nutzt.

Die Adressverzeichnisse großer Institutionen, z. B. Universitäten, können in der Regel über eine öffentlich zugängliche Webseite abgefragt werden. Für
Angehörige dieser Institutionen kann es aber sehr komfortabel sein, das Adressbuch des eigenen E-Mail-Programms, z. B. Thunderbird, Apple Mail oder Outlook, so zu konfigurieren, dass es automatisch auf das passende zentrale Verzeichnis zugreifen kann.

Das hat mehrere Vorteile:

  1. Man muss die Kontaktdaten von Kolleginnen und Kollegen nicht mehr
    manuell nachschlagen.
  2. Man hat immer automatisch Zugriff auf die aktuellste Version der Daten.
  3. Wenn man Einträge in sein lokales Adressbuch übernehmen möchte,
    kann man dies durch einfaches Drag & Drop tun. So entfällt fehleranfälliges Abtippen oder umständliches Kopieren – Einfügen der einzelnen Felder (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.).
  4. Alle Empfänger von E-Mails werden mit – korrekt geschriebenem! – vollem Namen angezeigt, nicht nur mit ihrer E-Mail-Adresse.
  5. Falls diese Funktion unterstützt wird, hat man direkten Zugriff auf Zertifikate, die man für S/MIME-verschlüsselte E-Mails nutzen kann (am Beispiel der HU Berlin hier gut erklärt).

Der verbreitete Standard, mit denen auf solche zentralen Adressverzeichnisse zugegriffen werden kann, heißt LDAP („Lightweight Directory Access Protocol“). Er wird von allen gängigen E-Mail-Programmen unterstützt. Falls sie die Arbeitsrechner nicht schon vorkonfigurieren,
stellen die IT-Abteilungen der jeweiligen Institutionen üblicherweise
Anleitungen zur Verfügung (für die HU Berlin hier). Man braucht nur wenige
Minuten, um die Funktion selbst einzurichten.

Wie nutzt Du das zentrale Adressverzeichnis Deiner Institution? Hinterlass einen Kommentar!

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Nutze Dein Adressbuch wie ein Profi by Jochen Plikat is licensed under CC BY-NC-ND 4.0.

Bildnachweis: 5 – Libretilla abierta by Arkangel is licensed under CC BY-SA 2.0.

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