Wie man ein einfaches und effizientes persönliches Archiv anlegt

12526387843_bd2d17e5e6_oWissensarbeiter müssen über eine Vielzahl an Dokumenten den Überblick behalten können. Der Beitrag handelt von einem einfachen und gleichzeitig sehr effizienten System für ein persönliches Archiv.

Im digitalen Zeitalter nimmt die Bedeutung gedruckter Dokumente kontinuierlich ab. Das kann man begrüßen oder bedenklich finden. Ein Vorteil digitaler Dokumente steht aber außer Zweifel: Sie lassen sich problemlos im Volltext durchsuchen. Das macht es sehr leicht, auch ältere Dokumente und E-Mails wiederzufinden, selbst dann, wenn man sie nicht nach einem bestimmten Ordnungssystem gespeichert hat.

Wir haben es im Alltag aber weiterhin mit vielen gedruckten Dokumenten zu tun, wie z. B. mit…

  • Rechnungen
  • Verträgen
  • Briefen
  • Artikeln aus Zeitungen oder Zeitschriften
  • Broschüren
  • Kopien aus Büchern

Bei manchen dieser Dokumente lohnt es sich, sie aufzubewahren, z. B. weil sie besonders wichtig sind, weil wir sie nur schwer wiederbeschaffen könnten oder weil wir sie mit vielen Unterstreichungen, Randbemerkungen etc. versehen haben. Wie archiviert man sie so, dass man sie auch nach mehreren Jahren noch ohne längeres Suchen wiederfindet? Soll man sie thematisch abheften? Oder nach Personen geordnet? Nach Projekten? Chronologisch?

Für das System, das sich für mich seit meinen Studienzeiten sehr bewährt hat, brauchst Du nichts weiter als ein paar gewöhnliche DIN-A4-Ordner, einen Locher, eine Packung DIN-A4-Klarsichthüllen und ein Textverarbeitungsprogramm (z. B. LibreOffice oder Word). Dann gehst Du wie folgt vor:

  1. Öffne ein neues Textdokument und speichere es unter einem aussagekräftigen Namen (z. B. meinarchiv.odt).
  2. Lege eine Tabelle mit drei Spalten und beliebig vielen Zeilen an.
  3. Schreibe auf das erste Dokument, das Du abheften möchtest, oben rechts die laufende Nummer #1.
  4. Trage in Zeile 1, Spalte 1 der Tabelle ebenfalls #1 ein (die Raute wird Dir später helfen, mit Strg + f direkt zu einer bestimmten Nummer zu springen).
  5. Trage in die zweite Spalte die bibliographischen Angaben ein (bei Artikeln, Aufsätzen oder Buchauszügen mindestens Autor und Titel). Es lohnt sich oft, die Angaben zuvor in einem Zitationsmanager wie Zotero zu erfassen (erfahre mehr). Von dort kannst Du sie dann mit wenigen Mausklicks in die Tabelle übernehmen.
  6. Trage in die dritte Spalte aussagekräftige Schlagwörter ein, die noch nicht in Spalte 2 enthalten sind. Hier kannst Du alles notieren, was Dir in irgendeiner Weise beim Wiederfinden helfen wird: Themen, Orte, Personennamen, etc.
  7. Verfahre mit allen weiteren Dokumenten wie in den Punkten 3.–6. beschrieben.

Hier ein paar Beispiele aus meinem Archiv:

#314 Herrmann, N. (2007). Mathematik ist überall          (3rd ed.). München [u.a.]: Oldenbourg. Kap. 10: Das Anstoß-Problem (Silvester); CLIL/Bilingualer Sachfachunterricht; evtl. zu Leisen/Wechsel der Darstellungsformen verwendbar
#315 Reich, Kersten (2009): Die Ordnung der Blicke: Perspektiven des interaktionistischen Konstruktivismus. Weinheim: Beltz. S. 153-165: Zur Genese von Konstruktionen nach Piaget
#316 Heinrich Böll: Anekdote zur Senkung der Arbeitsmoral Fischer, Boot, Muße, Kapitalismuskritik

Du kannst die Tabelle dann jederzeit mit dem Befehl Strg + f (bzw. Cmd + f) durchsuchen. Sobald Du so die laufende Nummer des gesuchten Dokuments ermittelt hast, kannst Du es auch sofort aus dem passenden Ordner ziehen.

Damit das Archiv nicht immer weiter wächst, lohnt es sich, wenn Du alle 4–5 Jahre alle Ordner durchsiehst und die Dokumente entsorgst, die Du nicht mehr brauchst. Lösche sie dann auch im tabellarischen Index. So werden laufende Nummern frei, die Du wieder für neue Dokumente verwenden kannst.

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Dieser Text ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Nicht kommerziell – Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz.

Creative Commons LizenzvertragBildnachweis: Locher by superscheeli on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-SA 2.0)

4 Gedanken zu “Wie man ein einfaches und effizientes persönliches Archiv anlegt

  1. Das ist mir zu umständlich. Ich muss für die Steuer Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. Große Unternehmen und Banken speichern diese auf MIkrochips. Das ist für eine Privatperson viel zu teuer. Ich nutze die automatische Einzugsfunktion meines Druckers, der gleichzeitig auch scannt. Damit kann ich 50 oder mehr Dokumente automatisch scannen. Vorher lohnt es sich die Dokumente zu sortieren, weil man dann für jedes Dokument eine eigene Datei anlegen kann, in die automatisch gespeichert wird. Brauchbar wäre ein Archivprogramm, das mir die Klassifizierung abnimmt. Es gibt professionelle Process-Flow-Lösungen, die jedoch zu teuer sind für Privatpersonen.

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  2. Danke für Deinen Kommentar! Ich stimme Dir zu, in vielen Fällen ist die Digitalisierung vorzuziehen. Ich benutze Scanbot, funktioniert sehr gut, hat eine eingebaute Texterkennung und man kann die Dateien gleich auf den Rechner synchronisieren, z. B. mit ownCloud. Das hier beschriebene System benutze ich v.a. für Artikel, die ich auf Papier lese und dabei mit Unterstreichungen, Notizen etc. versehe. Die möchte ich dann so ablegen, dass ich sie wiederfinde. Aber auch andere Dokumente lassen sich so sehr gut archivieren (Reisepass, Impfbuch, etc.). Meine Steuerunterlagen archiviere ich auch nach dem System, aber natürlich nicht jeden Kassenbon einzeln, sondern gebündelt. In der Tabelle steht dann einfach „Unterlagen Steuer 2013“ o.ä.

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  3. Danke Jochen. Eine interessante Idee, aber auch für mich zu kompliziert, u.a. hätte ich es in Excel gemacht, damit man leichter sortieren kann. Aber Excel sind lange Textfelder extrem mühsam, deshalb auch nicht geeignet.

    Ich nutze ein Fujitsu Scansnap und DevonThink Pro Office (Mac), so dass alles mit OCR bearbeitet ist. Damit kann man einfach und schnell suchen. Tags wären auch möglich.
    Die einzige Schwierigkeit ist, dass ich bis vor einem Jahr alles in normalen Ordnern gespeichert hatte und nun in DT Pro bringen muss, Dafür ist man mit DT Pro bedeutend schneller und zuverlässiger mit suchen als mit dem normalen Mac Spotlight und mit der Windows Suche ist (in meiner Erfahrung) das sowieso ein Zufall, dass man das Richtige findet.

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  4. Danke für den Tipp, Daniel, DevonThink klingt sehr interessant! Tendenziell sind mir auch digitale Dokumente lieber. Neue Inhalte rezipiere und archiviere ich inzwischen zu geschätzt über 95% digital, so dass mein Archiv inzwischen nur noch langsam oder gar nicht mehr wächst, weil ich auch alte Bestände nach und nach rauswerfe. Der Bestand umfasst aber trotzdem noch ca. 50 Ordner, auf die greife ich nach dem hier beschriebenen System zu. Darin sind auch viele Dokumente enthalten, die ich an irgendeinem Ort im Original aufbewahren muss (Pass, Geburtsurkunde, Zeugnisse, usw.). Dafür hat sich das System sehr bewährt. – Für die Volltextsuche auf meiner lokalen Festplatte verwende ich übrigens seit ca. 1 Woche unter ubuntu Linux das Programm Recoll – erster Eindruck: sehr schnell und zuverlässig.

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