Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück (II)

correio

 

Wer auf seinem Mac mit dem bordeigenen Mailprogramm arbeitet, konnte E-Mails bisher nur durch Weiterleitung in eine Evernote-Notiz umwandeln. Eine neue Erweiterung für Apple Mail löst dieses Problem auf elegante Weise.

Auch wenn das Ende der digitalen Post schon oft verkündet wurde: Als Wissensarbeiter wickeln wir einen großen Teil unserer Kommunikation weiterhin über E-Mail ab. Oft stapeln sich in unserem Posteingang daher ganz unterschiedliche Nachrichten: Newsletter, private und berufliche Einladungen, Anfragen von potentiellen Auftraggebern, Tagesordnungen für anstehende Meetings, Protokolle vergangener Meetings, Bitten von Kollegen oder Freunden um kleine Gefälligkeiten, etc. Ich habe bereits an anderer Stelle darüber geschrieben (vgl. hier), dass viele dieser Nachrichten im Grunde kleine oder größere Aufgaben darstellen. Sofern sie sich nicht in 2 Minuten bearbeiten lassen, ist es daher sinnvoll, sie nicht im Posteingang (oder in einem anderen Ordner des E-Mail-Kontos) zu belassen, sondern sie in die eigene Aufgabenverwaltung einzupflegen. Dort können sie wesentlich besser geordnet, priorisiert und weiterbearbeitet werden.

Wer seine Aufgaben mit Evernote verwaltet (ein Vorschlag hierfür findet sich hier), wird daher häufig einzelne E-Mails in Evernote-Notizen umwandeln wollen. Es gibt bereits erste Mail-Clients, die genau dies ermöglichen (z.B. Airmail für Mac, Postbox für Mac oder Windows). Wer aber lieber mit dem Mac-Standardprogramm Mail arbeitet, z.B. wegen dessen ausgezeichneter Suchfunktion, konnte E-Mails bisher (fast) nur auf eine Weise an Evernote übergeben: Indem er sie als E-Mail an sein Evernote-Konto weiterleitete.

Wesentlich eleganter geht das nun mit Evermail, einer Erweiterung für Apple Mail (ab OS X 10.9, erhältlich hier, Preis z.Zt. 8,95 €, kostenlose Testversion verfügbar).

Nach der Installation musst Du Evermail zunächst mit Deinem Evernote-Konto verknüpfen (Nutzername und Passwort erforderlich). Du siehst nun oben rechts im Mailprogramm einen kleinen Elefanten. Wenn Du ihn anklickst (oder eine entsprechende Tastenkombination drückst, z.B. alt + cmd + E), wird die Umwandlung der aktuell ausgewählten E-Mail in eine Notiz eingeleitet.

Dabei öffnet sich folgendes Dialogfeld. Es lässt Dich mehrere Elemente der neuen Notiz bearbeiten, bevor Du sie mit „Save“ endgültig an Evernote übergibst:

screenshot_evermail

  •  Du kannst das Evernote-Notizbuch auswählen, in dem die Notiz abgelegt werden soll. Ich speichere beispielsweise Newsletter gerne direkt in dem Notizbuch „Lesen & Sehen“, das ich für solche Nachrichten angelegt habe.
  • Du kannst verschiedene Schlagwörter („tags“) einfügen.
  • Du kannst Datum und Uhrzeit eingeben, falls Du an die Notiz/Aufgabe erinnert werden möchtest. Sehr praktisch, wenn Du Evernote auch auf dem Smartphone nutzt!
  • Du kannst den Titel der Notiz ändern. Das hilft vor allem bei Mails mit wenig aussagekräftigen Betreffzeilen wie „Fwd: Fwd: Fwd: Re: Hallo“.
  • Du kannst den Text der Notiz bearbeiten. Hier kann es sinnvoll sein, überflüssige Passagen der E-Mail zu löschen oder eigene Bemerkungen einzufügen.
  • Du kannst entscheiden, ob evtl. vorhandene Anhänge der Mail gemeinsam mit der Notiz gespeichert werden sollen oder nicht.
  • Du kannst später über einen Link in der Notiz jederzeit wieder direkt zur ursprünglichen E-Mail gelangen, selbst wenn Du sie bereits ins Archiv oder in einen anderen Ordner verschoben hast.

Fazit: Mac-Nutzern, die ihren Posteingang unter Kontrolle bringen möchten, ermöglicht Evermail eine nahtlose und zuverlässige Zusammenarbeit zwischen Apple Mail und Evernote.

Wie behältst Du den Überblick über Deine E-Mails? Hinterlass einen Kommentar!

Bildnachweis: Correio by Jochen Plikat (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-NC-ND 4.0)

SmallLogo

Über wissensarbeiter, Literaturhinweise, Impressum & Kontakt, Datenschutzerklärung, Suche, Navigation: Button oben rechts anklicken. Dort kannst Du die wöchentlich erscheinenden neuen Beiträge auch per E-Mail abonnieren.

(Keine Weitergabe Deiner Mailadresse, kein Spam, niemals, versprochen!)

Du kannst diesen Beitrag gerne über verschiedene soziale Medien weiterempfehlen. Einfach den Link posten oder einen der unten eingeblendeten buttons anklicken. Danke!

Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Nicht kommerziell – Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz.

Creative Commons Lizenzvertrag

4 Gedanken zu “Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück (II)

    1. Für Windows gibt’s Postbox, einen kommerziellen Thunderbird-Nachfolger (Lizenz ca. 10 €), das die Evernote-Integration schon von Haus aus mitbringt. Es legt ebenfalls einen Link zurück zur ursprünglichen Mail an. Selbst getestet habe ich es allerdings nur auf dem Mac.

      Gefällt mir

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s