Warum man jeden Arbeitstag vom Ende her planen sollte

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Wann endet eigentlich der Arbeitstag eines Wissensarbeiters? Wer sich dieser Frage nicht stellt, verbringt leicht deutlich mehr Zeit am Schreibtisch als nötig.

Wenn klare äußere Vorgaben fehlen, kann man seinen Arbeitstag an verschiedenen selbst gezogenen „Ziellinien“ beenden, z.B. zu einer bestimmten Uhrzeit („zeitbasierte Ziellinie“), nach Erfüllung bestimmter Aufgaben („ergebnisbasierte Ziellinie“), wenn man müde ist („energiebasierte Ziellinie“) oder wenn man den diffusen Eindruck hat, dass es für heute ganz einfach reicht („gefühlsbasierte Ziellinie“).

Jedes dieser Kriterien hat Vor- und Nachteile:

  • Eine zeitbasierte Ziellinie sorgt für ein klares Ende des Arbeitstages („Um fünf bin ich raus hier!“). Möglicherweise arbeitet man unter leichtem Zeitdruck auch insgesamt effizienter („Das will ich heute bis fünf schaffen!“). Es kann aber problematisch werden, wenn zur angepeilten Uhrzeit wichtige Aufgaben noch nicht erledigt sind.
  • Eine ergebnisbasierte Ziellinie sorgt dafür, dass wichtige Dinge erledigt werden. Dieses Vorgehen kann aber leicht zu Überstunden führen („Und wenn ich die ganze Nacht hier sitze, das mache ich heute noch fertig!“).
  • Eine energiebasierte Ziellinie kann dabei helfen, die eigenen Bedürfnisse besser wahrzunehmen. So lässt sich sinnloses „Absitzen“ von Arbeitszeit vermeiden. Häufige Müdigkeit am Arbeitsplatz verweist aber möglicherweise auf andere Probleme (Schlaf- und/oder Bewegungsmangel, Motivationsprobleme, etc.).

Eine vielversprechendes Vorgehen besteht darin, das Ende des Arbeitstages sowohl zeit- als auch ergebnisbasiert zu planen. Das gelingt Dir am besten, wenn Du ihn vom Ende her organisierst:

  • Grundlage ist eine leistungsfähige Aufgabenverwaltung. In ihr musst Du jederzeit sehen können, was diese Woche und was heute zu erledigen ist.
  • Der nächste Schritt besteht in der Identifizierung der Aufgaben für jeden Arbeitstag. Manche empfehlen, dies am Ende jedes Tages für den jeweils nächsten Tag zu erledigen. Ich selbst plane meine Tage lieber morgens, wenn ich evtl. hinzugekommene dringende und/oder wichtige Aufgaben bereits kenne.
  • Wenn die Liste der Aufgaben für einen Arbeitstag erstellt ist, kommt der entscheidende Schritt: Lege einen klaren Zeitpunkt für sein Ende fest.
  • Anschließend solltest Du jede größere für den Tag geplante Aufgabe terminieren. Sehr gut eignen sich hierfür digitale Kalenderanwendungen wie der Mac-Kalender, der Google-Kalender oder das Outlook-Kalendermodu. Lege die wichtigen und dringenden Aufgaben auf den Beginn des Tages. Arbeite dann so lange wie möglich an den anspruchsvollen, wichtigen, aber (noch) nicht dringenden Aufgaben. (Diese Aufgaben fallen in der Eisenhower-Matrix in den so genannten „Qualitäts-Quadranten“.) Schirme Dich in diesen Phasen so gut es geht gegen Störungen ab (Telefonanrufe, Mails, etc.).
  • Plane erst gegen Ende des Arbeitstages eine Phase für kleinere, weniger wichtige, weniger dringende und weniger anspruchsvolle Aufgaben ein (E-Mails bearbeiten, Organisatorisches, usw.).

Dieses Vorgehen hat mindestens drei Vorteile:

  • Wenn Du anspruchsvolle Aufgaben am Vormittag bearbeitest, bist Du noch ausgeruht und leistungsfähig. Das führt zu besseren Ergebnissen.
  • Wenn Du am Ende des Arbeitstages weniger dringende, weniger wichtige und weniger anspruchsvolle Aufgaben bearbeitest, kannst Du ihn eher zur geplanten Zeit beenden. Schließlich kann Unwichtiges oft auch bis zum nächsten Tag warten.
  • Wenn Du Deine Arbeitstage regelmäßig früher beendest, gewinnst Du viel wertvolle Lebenszeit.

Wie planst Du Deine Arbeitstage? Hinterlass einen Kommentar!

Bildnachweis: Lines by Georgie Pauwels on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

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