Wie sich beim Tippen viel Zeit sparen lässt

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Als Wissensarbeiter müssen wir in der Regel einen großen Teil unserer Arbeitszeit an unseren Rechnern sitzen und schreiben. Dabei können wir viel Zeit und Mühe sparen, wenn wir für wiederkehrende Formulierungen eine so genannte „text expansion software“ verwenden.

Wie oft pro Tag tippst Du Textbausteine wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „vielen Dank für Ihre Nachricht“ oder „Herzliche Grüße“? Wenn Du diese Frage mit „oft“ oder „sehr oft“ beantwortest, dann könnte sich für Dich die Arbeit mit einer „text expansion software“ lohnen. Dabei handelt es sich um kleine Hilfsprogramme, die im Hintergrund laufen und in jeder beliebigen Anwendung (E-Mail, Textverarbeitung usw.) selbst definierte Zeichenfolgen durch einen ebenfalls selbst definierten Textbaustein ersetzen.

Hier einige Beispiele, mit denen ich arbeite:

  • sgdh – Sehr geehrte Damen und Herren,
  • mfg – Mit freundlichen Grüßen, Jochen Plikat
  • hgjp – Herzliche Grüße, Jochen Plikat
  • lgj – Liebe Grüße, Jochen
  • adr – (meine Anschrift)
  • mbl – (meine Handynummer)
  • ml – (meine E-Mail-Adresse)
  • dat – [aktuelles Datum]

Das letzte Beispiel zeigt, dass sich die Abkürzungen nicht nur durch vorab festgelegte Formulierungen, sondern auch durch Feldbefehle wie das aktuelle Datum ersetzen lassen. Ich verwende diese Funktion häufig, um in elektronische Notizen — z.B. in Evernote — einen „Datumsstempel“ einzufügen.

Ich warte schon eine ganze Weile darauf, dass diese äußerst nützliche Funktion in die gängigen Betriebssysteme integriert wird. Bis dahin stehen jedoch einige brauchbare Programme von Drittanbietern zur Verfügung: Unter Windows habe ich PhraseExpress benutzt, mit guten Erfahrungen. Seit meinem Umstieg auf einen Mac habe ich die Programme typeIt4me und aText verwendet, die ebenfalls beide gut funktionieren. TypeIt4me legt sogar eine Statistik darüber an, wie viele Ersetzungen gemacht wurden. (In meinem Fall waren es in 10 Monaten und 20 Tagen 1274 Ersetzungen, die mir insgesamt 13638 Tastendrücke gespart haben.)

Neben der Zeitersparnis hat das automatische Einsetzen häufig verwendeter Textbausteine noch einen weiteren Vorteil: Es sorgt für weniger Tippfehler, gerade in so wichtigen Textabschnitten wie der Anrede, der Grußformel oder den eigenen Kontaktdaten.

Und schließlich lassen sich unschöne Abkürzungen vermeiden, die man manchmal am Ende von E-Mails liest.

In diesem Sinne: hgjp

Bildnachweis: Seifenblase by Michael Gottwald on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

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