Zeiterfassung – ein Muss für Wissensarbeiter?

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Wie lange arbeite ich normalerweise an welchen Projekten? Wie viel Zeit verschlingen unproduktive Meetings? Viele Wissensarbeiter stellen sich diese Fragen erst dann, wenn ihre Arbeitstage nicht enden wollen.

Als Wissensarbeiter können wir oft große Teile unserer Arbeitszeit frei einteilen. Da uns engmaschige externe Vorgaben fehlen, verlieren wir jedoch leicht die Übersicht darüber, wann wir was tun und wie viele Arbeitsstunden wir mit bestimmten Tätigkeiten jeweils verbringen. E-Mails und Meetings können so leicht zu vergleichsweise unproduktiven Zeitfressern werden, ohne dass wir uns dessen bewusst wären. Und oft bleiben dann die wichtigen Dinge so lange liegen, bis sie sich nicht mehr aufschieben lassen. Daher lohnt es sich zu dokumentieren, welchen zeitlichen Aufwand verschiedene Tätigkeiten erfordern. Wie viel Zeit habe ich heute / vergangene Woche / vergangenen Monat mit E-Mails / Meetings / Recherche / Schreiben / Lehre / Organisation / Buchhaltung etc. verbracht? Zumindest zeitweise kann es sehr aufschlussreich sein, den „gefühlten“ Zeitaufwand für verschiedene Tätigkeiten etwas genauer zu erfassen.

Für viele Freelancer ist dies eine Selbstverständlichkeit, denn sie stellen ihren Kunden die für ein Projekt tatsächlich aufgewendeten Stunden in Rechnung. Es gibt daher einen Markt für Zeiterfassungssoftware (google-Suchbegriff: Time tracking Software). Diese Programme (wie z.B. Harvest) haben oft zahlreiche Features, ihre Grundfunktion basiert jedoch meist auf dem gleichen Prinzip. Man lässt das Programm bei der Arbeit im Hintergrund laufen. Jedesmal, wenn man mit einer Tätigkeit beginnt, startet man eine projektbezogene Stoppuhr. Diese stoppt man wieder, wenn man die jeweilige Phase beendet. Am Ende kann die so erfasste Arbeitszeit grafisch dargestellt werden. Meist besteht auch die Möglichkeit, die Daten als Tabelle zu exportieren — eine Funktion, die insbesondere für die Rechnungsstellung von Bedeutung ist.

Statt mit einer speziellen Software lässt sich die Arbeitszeit aber auch mit jedem digitalen Kalenderprogramm erfassen (Mac Kalender, google calendar, usw.). Zunächst trägt man hierfür alle festen Termine (Meetings, Lehrveranstaltungen, etc.) in einen Kalender ein. Zusätzlich erfasst man nun auch die für verschiedene andere Tätigkeiten tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit. (Wenn man innerhalb des Kalenderprogramms einen zweiten Kalender verwendet, lassen sich fixe Termine und Phasen frei einteilbarer Arbeitszeit farblich voneinander abheben oder nach Bedarf ein- und ausblenden). Die so erfassten Tagesabläufe lassen sich aber zunächst nicht ohne weiteres auswerten. Hierfür müssen sie in ein Tabellenformat exportiert werden. Davon ist das gängigste Format das für Microsoft Excel (.xls oder .xlsc). Diese Dateien lassen sich nicht nur mit Excel öffnen und bearbeiten, sondern auch mit den kostenlosen Alternativen LibreOffice oder OpenOffice.

Für den Export der Kalenderdaten gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, je nachdem, mit welchem Kalender man arbeitet:

Wenn Du auf diese Weise herausfindest, dass Du, sagen wir, 30 % Deiner Arbeitszeit mit dem Bearbeiten von E-Mails verbringst, kann dies ein interessanter Ansatzpunkt sein, um Deine Arbeitsweise zu überdenken. Oft lassen sich beispielsweise lange E-Mail-Wechsel durch ein kurzes Telefongespräch oder ein persönliches Treffen vermeiden.

Vielleicht verwirklichst Du in der so gewonnenen Zeit neue berufliche Projekte. Vielleicht verbringst Du sie mit Deinen Freunden oder Deiner Familie.

Vielleicht nutzt Du sie aber auch, um mal wieder ausgiebig das Meer zu betrachten.

Wie verteilt sich Deine Arbeitszeit auf verschiedene Tätigkeiten? Hinterlass einen Kommentar!

Bildnachweis: sand sea sky by Nancy <I’m gonna SNAP! on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

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3 Gedanken zu “Zeiterfassung – ein Muss für Wissensarbeiter?

  1. Als Wissensarbeiter stimme ich dir voll und ganz zu. Aber eine Erfassung und Auswertung meiner Arbeitszeit würde ich über Kalender etwas umständlich finden. Da gibt es schon gute und günstige Tools im Internet, mit denen man wertvolle Arbeitszeit sparen kann. Ich nutze zum Beispiel askDANTE, weil es sehr aufgeräumt ist.

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    1. Hallo Jessica, Danke für Deinen Kommentar! Da stimme ich Dir zu, ich denke dass vor allem für Freelancer, die eine möglichst genaue Erfassung der Arbeitszeit brauche, spezielle tools vermutlich besser geeignet sind. Ich selbst bin gerade am Ausprobieren. Eine lückenlose Zeiterfassung brauche ich langfristig nicht, aber ich habe den Eindruck, dass ich größere Aufgaben schneller abarbeite, wenn ich für sie im Kalender Zeit blocke und mich dann an diese „Meetings mit mir selbst“ halte. Auf diese Art lässt sich ganz nebenbei auch dokumentieren, wie oft man wirklich fokussiert an jeweils einer Sache gearbeitet und so Multitasking vermieden hat.

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