In fünf Schritten zur leistungsfähigen Low-Tech-Aufgabenverwaltung

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Eine effiziente Aufgabenverwaltung kann den beruflichen und privaten Alltag erheblich verbessern. Der Beitrag zeigt, wie das auch ganz ohne Elektronik möglich ist.

von Jochen Plikat

Viele von uns verwalten ihr alltäglichen Aufgaben, indem sie diese in ihren Kalender oder auf eine separate To-do-Liste notieren. Alles, was erledigt ist, wird einfach abgehakt oder durchgestrichen. Wenn die Zahl der beruflichen und privaten Projekte jedoch zunimmt, wächst auch die Zahl der Aufgaben, die man im Blick behalten muss. Statische Listen können dann schnell an ihre Grenzen stoßen, denn sobald die Aufgaben dort notiert sind, lassen sie sich nur noch schwer sortieren und priorisieren. Genau dies ist jedoch für eine leistungsfähige Aufgabenverwaltung entscheidend.

Bei der Arbeit mit statischen To-do-Listen ergeben sich schnell eine Menge Fragen, wie z.B.:

  • Notiert man berufliche und private Aufgaben getrennt?
  • Wie genau plant man die Aufgaben für einen bestimmten Tag?
  • Wie verschafft man sich einen Überblick darüber, in welcher Reihenfolge man die Aufgaben abarbeiten möchte?
  • Was macht man mit Aufgaben, die man an einem bestimmten Tag nicht erledigen konnte? Überträgt man sie auf eine neue Liste? Ist das nicht umständlich? Oder führt man jede Liste so lange weiter, bis alle Aufgaben durchgestrichen sind? Wird das nicht schnell ziemlich unübersichtlich?
  • Wie unterscheidet man Aufgaben, die man auf jeden Fall erledigen möchte, von anderen, bei denen das noch nicht feststeht?

Ein dynamisches System wie die Kombination aus GTD und Evernote funktioniert ausgesprochen gut, um diese Probleme in den Griff zu bekommen. Die Details dieser Arbeitsweise habe ich hier beschrieben. Sie bringt einige weitere Vorteile mit sich, wie z.B. die Möglichkeit zur Synchronisation über mehrere Geräte, zur Sicherung der Daten, zum Erfassen von Mails und Webseiten, zum Durchsuchen von Notizen, etc.

Das Grundprinzip einer dynamischen Aufgabenverwaltung lässt sich jedoch auch relativ einfach ganz ohne Elektronik umsetzen.

1. Karteikarten und Karteikasten besorgen

Zunächst braucht man nichts weiter als einen Stapel Karteikarten und einen passenden Karteikasten. Beides ist in jedem gut sortierten Schreibwarengeschäft erhältlich. Das Format sollte nicht kleiner als DIN A6 sein, damit man genügend Platz für Notizen, Anmerkungen, Listen usw. hat.

2. Karteikasten beschriften

Nun unterteilt man den Kasten in sieben Fächer, die man von 1 (ganz vorne) bis 7 (ganz hinten) wie folgt beschriftet:

7-Eingang

6-Warten

5-Irgendwann/Vielleicht

4-Demnächst

3-In Kürze

2-Diese Woche

1-Heute

3. Alle bestehenden Aufgaben auf je eine Karteikarte schreiben

Im nächsten Schritt überträgt man alle bisher an verschiedenen Orten (To-do-Listen, Kalendern, Klebezetteln, usw., evtl. auch mental) notierten Aufgaben jeweils auf eine eigene Karteikarte und steckt diese in Fach 7-Eingang, das Fach für unsortierte Aufgaben.

4. Erste Durchsicht und Priorisierung

Anschließend geht man Fach 7-Eingang durch und sortiert alle Aufgaben je nach Priorität in die weiter vorne liegenden Fächer ein:

  • In Fach 6-Warten kommen Aufgaben, die davon abhängen, dass zuerst eine andere Person etwas erledigt (und bei denen zu gegebener Zeit evtl. eine freundliche Erinnerung angebracht ist).
  • In Fach 5-Irgendwann/Vielleicht legt man alle Aufgaben ab, bei denen man noch nicht endgültig entschieden hat, ob man sie jemals verwirklichen wird.
  • Die Fächer 4-Demnächst bis 1-Heute sprechen für sich: Es sind die Fächer für Aufgaben, die man definitiv und mit zunehmender Dringlichkeit erledigen möchte.

5. Aufgaben erledigen

Schließlich kommt der wichtigste Teil der Übung: möglichst viele Aufgaben, die in Fach 1-Heute stecken, erledigen! Am besten man nimmt sich zunächst ein bis zwei mühsamere, komplexere und längere Aufgaben vor und erledigt die einfacheren und kürzeren, wenn die Ermüdung einsetzt.

Die weiteren Aufgaben lassen sich nun leicht planen. Man geht dafür einfach Fach 2-Diese Woche durch und steckt alle Aufgaben, die man als nächstes angehen möchte, in Fach 1-Heute. Dort können sie dann — wieder am besten in der Abfolge von „schwer“ zu „leicht“ — abgearbeitet werden. Und so weiter, an jedem Tag der Woche.

Am Wochenende sollte man dann erneut alle Fächer durchsehen und die Karten entsprechend ihrer Dringlichkeit weiter vorne einsortieren. Allmählich landen sie alle in Fach 1-Heute und werden erledigt. Manchmal wird man bei der Durchsicht auch auf Aufgaben aus vagen Ideen und Projekten stoßen, die man am Ende doch nicht umsetzen möchte oder kann. Sie können aussortiert werden, sobald man definitiv weiß, dass man die Sache nicht weiter verfolgen wird. Die wöchentliche Durchsicht ist entscheidend, denn sie stellt sicher, dass keine Aufgaben mehr durchs Raster fallen, sobald sie einmal ins System eingepflegt sind. Fertig ist die wasserdichte Aufgabenverwaltung!

Eventuell kann es sich lohnen, mit verschiedenfarbigen Karteikarten zu arbeiten, um z.B. berufliche und private (oder große und kleine, u.a.) Aufgaben leichter auseinanderhalten zu können. Ich selbst arbeite hierfür auf tagesaktueller Ebene mit zwei verschiedenen Fächern (bzw. Notizbüchern in Evernote), die 1-Heute/beruflich und 1-Heute/privat heißen.

In der Regel sollte der Kasten an dem Platz stehen, an dem man meistens arbeitet. Falls das nicht geht, z.B. weil man viel Zeit in einer öffentlichen Bibliothek verbringt, kann er jedoch auch zu Hause stehen. Die tagesaktuellen Karten kann man in diesem Fall einfach bei sich tragen. Auch ein paar leere Karteikarten sollte man immer bei sich haben. So kann man Aufgaben, Ideen für Projekte, etc. jederzeit notieren und später in das System einpflegen.

Damit das System gut funktioniert, ist es entscheidend, Routinen zu entwickeln, das heißt vor allem…

  • alle Aufgaben ohne Ausnahmen in diesem einen System erfassen
  • wöchentlich alle Fächer durchsehen (vorzugsweise Samstag oder Sonntag, Zeitaufwand in der Regel ca. 15-20 Minuten)
  • täglich Fach 2-Diese Woche durchsehen (morgens oder abends, Zeitaufwand in der Regel wenige Minuten)
  • täglich möglichst viele Aufgaben aus Fach 1-Heute erledigen

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Bildnachweis: Recipe Tab Index Cards by royguisinger is licensed as CC0 Public Domain.

 

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