Warum ein Kalender keine To-do-Liste sein sollte

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von Jochen Plikat

Um berufliche und private Termine im Blick zu behalten, brauchen die meisten von uns einen Kalender. Es bietet sich daher zunächst an, dort auch Aufgaben einzutragen. Schließlich handelt es sich in beiden Fällen um Dinge, die man „erledigen“ möchte oder muss. Oft werden Termine und Aufgaben daher in einem gemeinsamen System notiert, das analog (z.B. Moleskine-Taschenkalender, Wochenplaner für den Schreibtisch, etc.) oder digital sein kann (z.B. Google calendar, Mac Kalender, Outlook, etc.).

Mindestens ebenso groß wie die Gemeinsamkeiten sind aber die Unterschiede zwischen Terminen und Aufgaben. Ich sehe mindestens drei:

  1. Zeit: Bei einem Termin ist entscheidend, wann genau er stattfindet. Bei den meisten Aufgaben ist es dagegen weniger wichtig, wann genau man sie erledigt, sondern dass man sie erledigt.
  2. Ort: Abgesehen von wenigen Ausnahmen wie z.B. Telekonferenzen finden die meisten Termine an einem festgelegten Ort statt. Viele Aufgaben können dagegen ortsunabhängig erledigt werden.
  3. Beteiligte Personen: Bei Terminen ist in aller Regel außer einem selbst mindestens eine weitere Person beteiligt. Aufgaben kann man oft alleine erledigen.

Termine können also definiert werden als Vorhaben, die in einem genau festgelegten Zeitraum an einem bestimmten Ort unter Beteiligung mindestens einer weiteren Person erledigt werden sollen. (Zugegeben, das klingt jetzt für einen Vorhaben wie, sagen wir, ein romantisches Dinner zu zweit recht sachlich, aber es geht hier ja nur darum, den Unterschied zwischen Terminen und Aufgaben herauszuarbeiten.)

Termine sind also beispielsweise…

  • Dienstag 8-10 Uhr, Hörsaal 1001, Vorlesung organische Chemie
  • Mittwoch 9-10 Uhr, Raum 2014, Meeting Arbeitsgruppe „Netzneutralität“
  • Donnerstag, 13-14 Uhr, Da Marco, Mittagessen mit Andreas
  • Donnerstag, ab 20 Uhr, Hauptstr. 10, Vernissage Fotoausstellung Sabine
  • Freitag, 8.15 Uhr, Goethestr. 74, Zahnarzt

Aufgaben sind dagegen…

  • Schuhe für die Alpenwanderung kaufen
  • Bowling-Abend mit Freunden organisieren
  • Infos über Ausbildung Physiotherapie recherchieren
  • größere Wohnung suchen
  • Geschenk zu Opas 80. Geburtstag mit Geschwistern besprechen

Es ist daher sinnvoll, Termine und Aufgaben zwei getrennten Systemen zu verwalten, einem Kalender und einer To-do-Liste (oder anderen Aufgabenverwaltung). In den Kalender kommen nur echte Termine, also alle Vorhaben, bei denen Zeit, Ort, beteiligte Personen und meist auch die eigene Teilnahme feststehen.

Alle anderen Vorhaben werden am besten zunächst einmal als unspezifische Aufgaben behandelt. Diese lassen sich in einem separaten System wesentlich flexibler organisieren und priorisieren als in einem Kalender. Schließlich steht oft noch gar nicht fest, wann genau, wo und ggf. mit wem man sie erledigen möchte. Und manchmal weiß man noch nicht einmal, ob es überhaupt jemals dazu kommt!

Prinzipiell hat man auch bei Aufgaben wieder die Möglichkeit, mit Papier und Bleistift zu arbeiten, aber es gibt inzwischen auch eine Vielzahl von digitalen Lösungen (z.B. Remember the Milk, Outlook, etc.). Digitale Lösungen haben u.a. den Vorteil, dass man ein Backup anlegen und sie über verschiedene Geräte synchronisieren kann. Ich selbst verwalte meine Aufgaben mit Evernote (das von mir verwendete System habe ich hier beschrieben).

Für die Arbeit an großen und komplexen Aufgaben (Projekten) kann es übrigens sinnvoll sein, feste Zeiten in den Kalender einzutragen, die man ausschließlich diesen Projekten widmet. Hierfür gibt es einen einfachen Grund: Ablenkungen (E-Mails, Anrufe, Gespräche mit Kollegen, etc.) lassen sich leichter verhindern, wenn man sich verhält als säße man in einer wichtigen Besprechung.

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Warum ein Kalender keine To-do-Liste sein sollte by Jochen Plikat is licensed under CC BY-NC-ND 4.0.

Bildnachweis: Dawa’s Designed To-do list by Juhan Sonin on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

6 Gedanken zu “Warum ein Kalender keine To-do-Liste sein sollte

  1. Hmm,
    wenn ich meine Tasks nicht im Kalender verplane, werde ich niemals einen Slot haben, um sie abzuarbeiten und reines blockieren von Arbeitszeiträumen ohne die Tasks damit zu verplanen hilft mir nicht wirklich

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    1. Danke für Deinen Kommentar! Mir wäre es persönlich auch lieber, Termine und Aufgaben mit der selben Software zu verwalten. Das geht mit Outlook, dort hat man aber viele andere Nachteile. Viele Evernote-Nutzer wünschen sich seit langem, dass ein Kalender integriert wird. Prinzipiell hat es sich für mich bewährt, Aufgaben nicht im Kalender zu notieren, sondern dort wirklich nur feste Termine zu erfassen. Vielleicht wäre es für Dich aber eine Option, innerhalb von google calendar, Mac Kalender o.ä. einen eigenen Kalender nur für Aufgaben zu definieren. So könntest Du sie jederzeit ein- und ausblenden, verschieben, etc., ohne dass sie den festen Terminen in die Quere kommen würden.

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