Keine Mail vor halb eins

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von Jochen Plikat

Nehmen wir an, jemand schaut Dir einen Tag lang bei der Arbeit über die Schulter. Von dem Moment an, in dem Du Dich an Deinen Schreibtisch setzt (oder stellst) bis zu dem Moment, in dem Du innerlich den Feierabend ausrufst.

Was wäre die erste Tätigkeit, die er oder sie zu sehen bekäme?

  • a) Du öffnest Dein Mailprogramm.
  • b) Du widmest Dich sofort Deinem wichtigsten laufenden Projekt und arbeitest 3 Stunden lang daran.

Ganz ehrlich: Ich war lange ein lupenreiner Vertreter von Kategorie a). Mit der erfreulichen Folge, dass viele kleine Aufgaben gleich morgens von mir erledigt wurden. Mit der ebenfalls erfreulichen Folge, dass alle, die mir eine Mail schickten, zügig eine Antwort bekamen. Aber auch mit der unerfreulichen Folge, dass die potentiell ergiebigsten ersten ein bis zwei Stunden meiner Arbeitstage im Grunde nicht produktiv, sondern reaktiv waren. Irgendwann wurde mir klar, dass E-Mails Platz 1 unter meinen persönlichen Zeitvernichtern einnahmen.

Auf eine Lösung für dieses Problem bin ich durch ein Buch gekommen, dass ich weder gekauft noch gelesen habe. Der Titel genügte: „Never check your E-mail in the morning“. (Ich weiß, das hätte mir auch selbst einfallen können. Ist es aber nicht.)

Das erste, was ich seither morgens tue, wenn ich meinen Rechner aufklappe, ist mein Mailprogramm zu schließen. Auch wenn ich sehe, dass dort 7 oder 10 oder 15 neue Nachrichten auf mich warten. Mein Telefon stelle ich stumm und lasse es in der Tasche verschwinden. Ich arbeite durch bis 12.30, das sind in der Regel 3-4 Stunden, mit einer oder zwei kurzen Pausen.

Um 12.30 stelle ich regelmäßig erleichtert fest, dass sich die Welt weitergedreht hat, obwohl ich ein paar Stunden lang alle Verbindungen zu ihr gekappt habe. Dann öffne ich mein Mailprogramm und versuche, den Posteingang vor dem Mittagessen leer zu bekommen. Das klappt nach dieser Methode fast immer. Auch eventuell eingegangene Anrufe und Kurznachrichten beantworte ich in dieser Zeit.

Am Nachmittag gehe ich genau gleich vor: 3 Stunden Fokus, danach Mails, Anrufe und sonstige kleinere Aufgaben.

So läuft es zumindest an den wirklich guten Tagen. Danach bin ich übrigens keineswegs erschöpfter als an Tagen, die ich mit hundert kleinen Aufgaben fülle. Aber wesentlich zufriedener.

Zu welchen Tageszeiten bearbeitest Du E-Mails? Hinterlass einen Kommentar!

Bildnachweis: wake up in the morning by Stròlic Furlàn – Davide Gabino on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-ND 2.0)

 

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3 Gedanken zu “Keine Mail vor halb eins

  1. Das ist wirklich ein Punkt! (jetzt weiß ich auch, wann ich Dich am besten erreiche! 😉 )
    Der nun leider nicht vorgeschobene Einwand: Wenn man bei der Akquise ist, sollte man schnellstmöglich auf Anfragen reagieren. Also nur diese Mails lesen? Das treibt die Anforderungen an die eigene Disziplin dann fast in schwindelerregende Höhen, denn da wäre das Mail Programm ja bereits geöffnet.
    Andere mögliche Einwände ließen sich organisieren: Eine Konvention innerhalb des Projekts, dass man als Projektleiter in besonders wichtigen Fällen angerufen werden soll. Wo ich allerdings wenig Chance sehe, ist bei Termineinladungen. Wer mit so einer Konvention tatsächlich wichtige Termine verpassen würde – Hmmh!
    Aber immerhin hilft ein Schritt, um Deinem Ideal – anders formuliert: die eigene Erreichbarkeit nicht als das höchste Gut ansehen! – näher zu kommen: Sich bei allen unwichtigen Newslettern austragen oder diese wegfiltern!
    Noch besser wäre natürlich die freundliche Teamassistentin (oh we, Inkeri wird mich jetzt hauhen!), die einen schützt.
    Gruß, Martin

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  2. Jeder muss natürlich eine Lösung für seine individuellen Möglichkeiten finden. In jedem Fall aber scheinen Phasen, in denen man sich ganz von jeder Kommunikation abnabelt, der Produktivität sehr gut zu tun. Auch wenn es nur 1-2 Stunden pro Tag sind.

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