Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück

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Ich habe kürzlich beschrieben, wie sich ein paar einfache Prinzipien der GTD-Methode für eine effiziente Bearbeitung von E-Mails umsetzen lassen. Dabei ging es vor allem darum, E-Mails, die nicht sofort gelöscht, archiviert oder beantwortet werden („2-Minuten-Regel“), zu einer Aufgabe auf einer To-do-Liste zu machen. So kannst Du es schaffen, die Inbox bei jeder Bearbeitungsphase komplett zu leeren („Inbox zero“). Und E-Mails, die eigentlich komplexe Aufgaben sind („Hi, könntest Du mir einen Riesengefallen tun und den Entwurf für meinen neuen Artikel gegenlesen? Ich habe ihn einfach mal angehängt. Sind nur 6 Seiten 🙂 Ist noch nicht suuuper dringend, aber bis Mittwoch wäre toll. Schreib Korrekturen und Kommentare einfach ins Dokument rein. Danke!!!!“), verstopfen nicht mehr tage- oder wochenlang Deinen Posteingang.

Hierfür sind Evernote-Notizen wegen ihrer großen Flexibilität besonders geeignet. Wie genau lässt sich aber eine E-Mail in eine Notiz umwandeln?

  1. E-Mail an persönliche Evernote-Mailadresse weiterleiten: Bei der Registrierung für ein Evernote-Konto erhält jeder Nutzer eine persönliche E-Mail-Adresse. Nachrichten an diese Adresse werden automatisch in eine Notiz umgewandelt und im „Standardnotizbuch“ abgelegt. Vorteile: Keine spezielle Software nötig, Weiterleitungen sind daher auch von einem fremden Rechner oder von einer Handy-App aus möglich.
  2. E-Mail mit dem „Evernote-Web-Clipper“ in Evernote übernehmen: Der Evernote Web Clipper ist eine Erweiterung für verschiedene Browser, mit der sich Webseiten in Notizen umwandeln lassen (u.a. als Screenshot oder als von Bildern bereinigte Textversion der angezeigten Webseite). Für Nutzer von Chrome und gmail steht im Clipper die Option zur Verfügung, eine im Browser geöffnete Mail über den Evernote-Server als Notiz mit dem eigenen Evernote-Konto zu synchronisieren. Vorteile: Die E-Mail kann vor dem Speichern in Evernote bearbeitet werden (z.B. mit einer Textmarker-Funktion). Sie kann dabei gleich einem bestimmten Notizbuch zugewiesen und verschlagwortet werden.
  3. E-Mail mit einem geeigneten Client direkt umwandeln: Immer mehr E-Mail-Clients (z.B. Postbox und Airmail) bieten eine direkte Integration mit der lokalen Evernote-Installation. So können E-Mails direkt als Notiz an Evernote „übergeben“ werden. Vorteile: Im Gegensatz zu den anderen beiden Verfahren ist dieses Vorgehen auch im offline-Betrieb möglich. Zudem wird in der Notiz ein Link erzeugt, der bei Bedarf direkt zurück zur ursprünglichen E-Mail führt – auch wenn sie inzwischen archiviert wurde.

Wie gehst Du mit E-Mails um, die eigentlich Aufgaben sind?

Bildnachweis: Imagen – e-mail Marketing by RaHuL Rodriguez on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-SA 2.0)

2 Gedanken zu “Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück

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