9 aus 43: Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote

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Ich möchte heute das Ordnersystem für Evernote beschreiben, das ich mir in Anlehnung an David Allens „Getting Thins Done“-Methode und an die Weiterentwicklung von GTD für digitale Umgebungen – „The Secret Weapon“ (TSW) – zurechtgelegt habe. Was zunächst nach einer recht banalen Lösung für digitale Notizen aussieht, hat sich für mich als einfache und sehr leistungsfähige Aufgabenverwaltung herausgestellt.

Evernote funktioniert nach einem simplen Prinzip: Man kann digitale Notizen anlegen, die aus einer Überschrift und aus einem beliebig langen Textkörper bestehen. An jede Notiz lassen sich auch Dateien anhängen. Bilder können ebenfalls angehängt, aber auch in der Notiz selbst angezeigt werden. Die Grundfunktionen erinnern also stark an eine E-Mail.

Bei Evernote ist nun entscheidend, dass einzelne Notizen in Notizbüchern gebündelt werden. Jede Notiz liegt daher in einem – genau einem – Notizbuch. Von dort kann sie jederzeit in ein anderes Notizbuch verschoben werden. Zusätzlich können Notizen mit beliebig vielen Schlagwörtern versehen werden.

Die Autoren von TSW haben in diesem Grundprinzip mit Notizbüchern und Notizen eine interessante Parallele zu den 43 Ordnern von GTD entdeckt: Wie wäre es, so überlegten sie sich, wenn wir jedes Notizbuch in Evernote wie einen Ordner und jede Notiz in Evernote wie ein Dokument in einem Ordner behandeln würden? Vielleicht lassen sich ja auf diese Weise in der digitalen Umgebung von Evernote Möglichkeiten nutzen, welche papiergestützte Umsetzungen von GTD nicht zu bieten haben, u.a. die Suche nach bestimmten Notizen und ihre Verschlagwortung. Die so gewonnene Flexibilität erlaubt es möglicherweise, die mit 43 doch recht große Zahl an Ordnern deutlich zu reduzieren.

Ich habe den Ansatz übernommen und für meine Bedürfnisse angepasst. Bei mir hat es sich in Evernote inzwischen bewährt, mit folgenden Ordnern bzw. Notizbüchern zu arbeiten:

1-Heute
2-Diese Woche
3-In Kürze
4-Demnächst
5-Irgendwann/Vielleicht
6-Warten
7-Lesen
8-Stuff
9-Archiv

  • Die Notizbücher 1-4 strukturieren die enthaltenen Notizen grob nach zeitlicher Priorität. Sie enthalten Notizen, mit denen ich mich – heute, diese Woche, in Kürze oder demnächst – definitiv beschäftigen möchte oder muss. Die meisten von Ihnen sind ganz einfach Aufgaben oder kleine Projekte, die ich auch genau so formuliere: Zahnarzttermin vereinbaren; Impfungen für Thailand-Reise auffrischen; Neues Sofa kaufen; Einladungen zur Geburtstagsparty verschicken; Vortrag in Hamburg planen; Meeting vorbereiten; usw.
  • Notizbuch 5 – Irgendwann/Vielleicht – enthält Notizen zu Aufgaben oder Projekten, von denen noch nicht feststeht, ob ich sie wirklich umsetzen werde: Salsa lernen; Photoshop-Kurs belegen; Wochenende in Prag verbringen; Afrika mit dem Fahrrad durchqueren; Keller aufräumen; usw.
  • Notizbuch 6 – Warten – enthält Notizen zu Aufgaben und Projekten, bei denen ich darauf warte, dass jemand anderes aktiv wird, bevor ich sie selbst weiter vorantreiben oder abhaken kann. Das können Aufgaben sein, die ich zuvor delegiert habe, Rechnungen, die ich gestellt habe, aber auch Notizen zu gemeinsam mit anderen durchgeführten Projekten. Vorteil dieser Notizbuchs ist, dass ich lose Fäden im Blick behalten und bei Bedarf freundlich nachfragen kann.
  • Notizbuch 7 enthält längere Texte, die ich bei Gelegenheit in Ruhe lesen möchte: Newsletter, Blog-Einträge, Artikel aus Online-Zeitungen oder Zeitschriften, usw.
  • Notizbuch 8 – Stuff – könnte auch Posteingang oder Inbox heißen. Es wird als „Standardnotizbuch“ definiert, d.h., dort landen zunächst einmal alle Notizen, die ich noch keinem anderen Notizbuch zugeordnet habe.
  • Notizbuch 9 schließlich enthält Notizen, die bearbeitet sind, die ich aber für eventuellen späteren Gebrauch in einem Archiv behalten möchte.

Eine zentrale Idee bei David Allen besteht darin, das wie auch immer strukturierte System für die persönliche Aufgabenverwaltung regelmäßig durchzusehen (review). Ich selbst mache das wöchentlich – meist Sonntag Abend oder Montag früh – für alle Notizbücher außer dem Archiv in der Reihenfolge von unten (Stuff) nach oben. Das System wird auf diese Weise „wasserdicht“, denn einerseits können Aufgaben kaum noch durch mein (manchmal sehr selektives) Wahrnehmungsraster fallen. Andererseits kann ich Aufgaben und Projekten eine zunehmende Priorität zuzuweisen, indem ich sie allmählich nach oben verschiebe – z.B. weil die Abgabefrist für einen Artikel näher rückt, weil ich endlich einmal über die Karlsbrücke spazieren will oder weil ich schlicht das Chaos im Keller nicht mehr sehen kann.

Ein solchen wasserdichtes System hat aus meiner Sicht noch einen weiteren wichtigen Vorteil: Es führt dazu, dass man beim täglichen Abarbeiten der Aufgaben das Gefühl los wird, an irgendeiner Stelle etwas besonders Wichtiges übersehen zu haben. Alle losen Enden sind an einer Stelle gebündelt, so dass man den Kopf frei hat, sich jedem Punkt auf der To-do-Liste Heute mit voller Aufmerksamkeit zu widmen. Gleichzeitig behält man eine hohe Flexibilität und kann auf sich ändernde Situationen schnell reagieren. Lange Suchaktionen gehören der Vergangenheit an, denn egal, in welchem Notizbuch eine Notiz liegt – man findet sie über die Volltextsuche in Sekunden wieder.

Wie verwaltest Du Deine Aufgaben? Hinterlass einen Kommentar!

Update 24.6.2015: Wer auf der Suche nach einer effizienten Aufgabenverwaltung ist, aber nicht mit Evernote arbeiten möchte (z. B. aus Datenschutzgründen), wird hier fündig.

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Bildnachweis: motivation, time management by Chris Florence on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

23 Gedanken zu “9 aus 43: Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote

  1. Hat dies auf sv writes rebloggt und kommentierte:
    Interessanter Ansatz, den ich wohl so bzw. sehr ähnlich umsetzen werde. Der Unterschied bei mir wird sein, dass ich das Notizbuch „Stuff“ aus der Aufgabenverwaltung herausnehmen werde.

    Ich habe ein Noitzbuch „_neu“ welches bei mir in meiner Liste ganz oben steht und somit zum einen sofort im Blich ist und zum anderen per eMail – bedingt durch den kurzen Namen – gut gefüttert werden kann.

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  2. Interessanter Artikel! Man hat oft privat wie beruflich viele periodische Aufgaben zu bearbeiten, die täglich/wöchentlich/monatlich/etc. anfallen (z.B. das tägliche Backup, die Banküberweisung jeden Freitag, die Vorbereitung des Monatsabschlusses jeden Monatsersten, die Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. des Monats, …). Das kann an einem Tag mal wenig, aber auch viel sein, was da an periodischen Aufgaben ansteht. Wie gehen Sie damit in Ihrem System um?

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    1. Ja, die wiederkehrenden Erinnerungen sind weiterhin auf der Wunschliste vieler Evernote-Nutzer. Tägliche Aufgaben würde ich wenn möglich automatisieren (z. B. das tägliche Backup). Für wöchentliche, monatliche etc. Aufgaben muss man in Evernote wohl weiterhin manuell vorgehen, d. h. eine Erinnerung für die nächste Fälligkeit einstellen, die Aufgabe dann erledigen, und anschließend die Erinnerung manuell auf den nächsten Fälligkeitstermin (in einer Woche, einem Monat…) einstellen.

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