E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

rendered three-dimensional symbol of e-mail

Ich habe kürzlich die Grundidee von David Allens Methode Getting Things Done (GTD) umrissen, die zunächst einmal für das vorwiegend papiergestützte Büro entwickelt wurde. In zunehmend digitalen Arbeitsumgebungen sieht man sich allerdings mit dem Problem konfrontiert, ob sich GTD auch auf die digitale Welt übertragen lässt. Genau damit haben sich die Mitarbeiter des amerikanischen Softdrink-Herstellers TrueToniqs beschäftigt. Als — nach eigenen Angaben — treue Anhänger von GTD haben sie über die Jahre hinweg verschiedene Ansätze erprobt, David Allens Methode softwarebasiert umzusetzen. Dabei sind sie auf Evernote gestoßen, ein Programm, das sie inzwischen als den „heiligen Gral“ ihrer Suche bezeichnen. Aus der Kombination von GTD mit Evernote haben sie daher eine Methode entwickelt und dokumentiert, die sie — zugegeben: etwas vollmundig — The Secret Weapon nennen (TSW — eine detaillierte Beschreibung in englischer Sprache findet sich hier).

Die simple Formel lautet: Evernote + GTD = The Secret Weapon

Die Autoren gehen bei ihren Überlegungen von der Feststellung aus, dass heutzutage viele ihre Inbox als To-do-Liste verwenden, oft mit dutzenden, wenn nicht hunderten E-Mails. Dabei vermischen sich alle Arten von Nachrichten:

  • Newsletter
  • Werbung
  • private Mails: Einladungen, Links, Fotos, …
  • berufliche Mails: Tischvorlagen, Protokolle, Präsentationen, Terminvorschläge, Aufträge, …

Diese unterschiedlichen Mails liegen zunächst einmal ungefiltert in der Inbox herum, verlangen aber ganz unterschiedliche Reaktionen von uns. In Anlehnung an GTD lassen sich aber einfache Regeln für diese Reaktionen aufstellen. Sie lauten:

Falls keine Bearbeitung notwendig ist:

Entweder…

  • sofort löschen

oder

  • zur Kenntnis nehmen und löschen

oder

  • zur Kenntnis nehmen und archivieren

Falls eine Bearbeitung notwendig ist:

Entweder…

  • sofort erledigen, wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann („2-Minuten-Regel“), und archivieren

oder

  • delegieren und archivieren

oder

  • für eine spätere persönliche Bearbeitung in ein System einpflegen und archivieren

Es zeigt sich, dass bei diesem Vorgehen alle Mails entweder gelöscht oder archiviert werden. Das hat den angenehmen Nebeneffekt, dass die Zahl der Ordner im E-Mail-Konto radikal reduziert werden kann. Im Grunde braucht man nur noch drei: einen Posteingang, ein Archiv (in das auch gesendete Nachrichten automatisch kopiert werden sollten) und einen Papierkorb.

Die entscheidende Idee an TSW ist nun, dass alle E-Mails, die eine längere persönliche Bearbeitung erfordern, nicht in der Inbox verbleiben. Vielmehr werden sie in eine Evernote-Notiz umgewandelt und werden so von einer Nachricht unter vielen anderen zu einem neuen Eintrag auf einer digitalen To-do-Liste.

Wie ich meine To-do-Liste in Evernote in Anlehnung an TSW strukturiert habe, beschreibe ich in Kürze an dieser Stelle.

Nach welchem System bearbeitest Du Deine E-Mails?

Bildnachweis: e-mail symbol by Micky Aldridge on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

6 Gedanken zu “E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

  1. Richtig ist, dass Nachrichten in erster Linie Informationen sind, keine Aufgaben. Wenn man also daraus schließt, dass man (zur Abgrenzung) einen Systemwechsel vollziehen sollte, erscheint es logisch, die Aufgaben, die sich aus Nachrichten ergeben, in einem anderen System zu bearbeiten. So weit, so gut! Allerdings kommt „eine Nachricht selten allein“I

    Was meine ich damit? Es ist notwendig, eine Zuordnung vornehmen zu können, die ich in der bisherigen Implementierung nicht erkennen kann. Beispiele:

    1. Nachricht A (Ein Newsletter) ist reine Information, wird zur Kenntnis genommen und archiviert. Hier kommt es allerdings darauf an, sie wieder finden zu können, sonst hätte man die Nachricht auch gleich löschen können. Hierfür benötige ich also wahrscheinlich eine Klassifizierungssystem. Es sollte intelligent sein und den User unterstützen. (Klassifizierung erst vor einer endgültigen Archivierung? Freie Klassifizierung oder Nutzung vorgegebener Klassen/Schlagworte) Das verweist auf das wieder Finden. Das bedarf also einer Klärung! Wie klassifiziere ich die archivierten Nachrichten so, dass ich sie wieder finde? Das ist eher mein Thema. In dem Sinne, dass Nachrichten Dokumente sind, wäre die Lösung also ein entsprechendes Klassifizierungssystem innerhalb des Mailsystems und Hilfen bei der Suche.

    2. Nachricht B unterscheidet sich von A dadurch, dass hieraus eine Aufgabe, ein Task (A) entsteht. In dem Moment kommen zwei neue Ebene hinzu, nämlich die der Zeit und der Priorisierung. Im ersten Schritt generieren wir aus Nachricht B eine Aufgabe, priorisieren wir diese und arbeiten sie ab.

    3. Nachricht B kann eine zweite Aufgabe (Taks B) generieren. Auch das sollte durch den Systemwechsel kein Problem sein. Allerdings könnte es sein, dass man von den Aufgaben her in Richtung Tasks suchen möchte. Daher sollte der Systemwechsel über eine Verlinkung vollzogen werden, so dass von beiden Seiten aus gesucht werden kann, von den Nachrichten her auf eine oder mehrere, generierte Aufgaben und umgekehrt.

    4. Nachricht C, die zeitversetzt eingetroffen ist, steht im Zusammenhang mit Nachricht B und beeinflusst somit den damit verknüpften Task A und möglicherweise auch Task B. Im beschriebenen System kann das jedoch nicht abgebildet werden, denn aus Nachricht C kann nur wieder ein neuer Task C entstehen. Dieser Mangel sollte aber geschlossen werden, denn sonst entstehen aus Nachrichten x unverknüpfte Tasks, das ganze System wird also zu einer Task-Generierungsmaschinerie.

    Das Stichwort heißt also „Verknüpfungen“ und natürlich die „Klassifizierung“. Momentan sehe ich beides in diesem System noch nicht. (Hinweis zur Klassifizierung: Da eine solche sowohl auf Seiten der Nachrichten als auch der Tasks gebraucht wird, könnte man überlegen, die Klassen/Schlagworte übergreifend zu generieren und verwalten.)

    Der skizzierte Mangel soll nicht bedeuten, dass die Idee an sich nicht gut ist, ich sage nur, dass offenbar noch etwas fehlt.

    Gruß, Martin

    Gefällt mir

    1. Ja, die Klassifizierung und Priorisierung ist zentral! Das kommt dann in Evernote. Die Verknüpfung zurück zur ursprünglichen Mail ist aus meiner Sicht weniger wichtig, weil man jede Mail bzw. Konversation dank Volltextsuche schnell wiederfindet. Ich glaube das kostet unter dem Strich weniger Zeit als die Pflege eines Ordnersystems innerhalb des Mail-Accounts.

      Gefällt mir

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s