What’s next? – Die Grundidee der GTD-Methode

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David Allen entwickelte seine Methode „Getting things done“ (GTD) zunächst für das papiergestützte Büro. Wie müsste ein Ordnungssystem aussehen, fragte er sich, in dem einem Dokumente genau dann in die Hand fallen, wenn man sie wirklich braucht – und nur dann? Wie müsste es zudem beschaffen sein, damit man nicht ständig das Gefühl hat, irgendwo etwas Unerledigtes übersehen zu haben?

Die Grundidee war, zunächst einmal die Zahl der Eingangskanäle zu reduzieren – im Idealfall eine Ablage, die als Posteingang fungiert. Alles, was in diese Ablage kommt, ist in David Allens System zunächst einmal unklassifiziertes „Zeug“ („Stuff“) – Briefe, Rechnungen, Prospekte, Memos, etc. Allen empfiehlt nun, alles „Zeug“ nach einem einem einfachen Vorgehen zu verarbeiten:

Falls keine Reaktion notwendig ist:

  • zur Kenntnis nehmen und wegwerfen
  • zur Kenntnis nehmen und archivieren

Falls eine Reaktion notwendig ist:

  • sofort selbst erledigen, wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann („2-Minuten-Regel“)
  • delegieren
  • für eine spätere Bearbeitung in ein System einpflegen

Für ein solches System schlägt Allen vor, 43 Hängemappen anzulegen – 31 für die Tage des Monats plus 12 für die Monate des Jahres. Die vorderste Mappe entspricht dabei dem aktuellen Datum des laufenden Monats – am 5. des Monats trägt sie also die Zahl 5. Abgearbeitete Dokumente aus dieser Mappe werden wiederum entweder archiviert oder entsorgt. Am Ende des Tages wandert die leere Mappe mit der Nummer des aktuellen Datums ans Ende der Tagesmappen, evtl. übrig gebliebene Dokumente werden für einen späteren Tag oder späteren Monat einsortiert. Eine Vorlage, die man, sagen wir, am 5. des Monats erhält, die man aber erst zu einem Arbeitstreffen am 18. des selben Monats braucht, sortiert man daher direkt in Mappe 18 ein. Da am Ende jedes Tages die vorderste Mappe wieder ganz nach hinten gehängt wird, bewegt sich Mappe 18 automatisch am 18. Tag nach vorn – und mit ihr die für diesen Tag notwendigen Dokumente („tickler file“).

Neben Dokumenten, die über den Posteingang erfasst worden sind, lassen sich natürlich auch andere Papiere ins System einpflegen, z.B. selbst erstellte Notizen mit Aufgaben oder Erinnerungen für bestimmte Tage.

Nach David Allens System braucht man für ein aufgeräumtes Büro daher nur wenige Dinge:

  • eine Ablage für alles, was hereinkommt – Briefe, Rechnungen, Memos, etc.
  • das oben beschriebene Hängeordner-System
  • ein einfaches, leistungsfähiges Archiv
  • einen Papierkorb

Da man selten von null anfängt, kann die GTD-Methode auch dafür verwendet werden, eine vorhandene Unordnung in den Griff zu bekommen. Hierfür kommt alles, was sich auf dem Schreibtisch, auf Beistelltischen, in verschiedenen Ablagefächern etc. unsortiert stapelt, in eine Kiste – je größer die Unordnung, umso größer die Kiste. Alle Dokumente werden dann allmählich abgearbeitet und nach dem oben beschriebenen Prinzip weggeworfen, archiviert oder bearbeitet. Um das System aktuell zu halten, ist eine regelmäßige Durchsicht notwendig („weekly review“).

Es geht wohlgemerkt nicht darum, Ordnung als Selbstzweck zu kultivieren. Vielmehr ist das Ziel, sich ein Vorgehen anzugewöhnen, mit dem sich neue Informationen zügig und nach einer festen, einfachen Routine verarbeiten lassen. Dadurch soll zum einen Zeit gespart werden, die man nicht mehr damit verbringt, sich zu überlegen, wo neue Informationen abgelegt werden können. Vor allem aber sollen mentale Ressourcen frei werden, die es erlauben, dass man sich möglichst ablenkungsfrei auf die jeweils nächste Aufgabe („What’s next?“) konzentrieren kann.

In heutigen Zeit stellt sich natürlich die Frage, ob das System auch auf digitale Medien übertragbar ist. Hierzu in Kürze mehr.

Wie gehst Du mit papiergestützter Information um?

Literaturhinweise findest Du hier.

Bildnachweis: Questioned Proposal by Ethan Lofton on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)

5 Gedanken zu “What’s next? – Die Grundidee der GTD-Methode

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